Курсовая работа: Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством и пути его совершенствования
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и
временного сроков хранения.
3.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки
заведения дел:
- по номинальному признаку;
- по предметно-вопросному признаку;
- по корреспондентскому признаку и т.д.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку
служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно-вопросному
признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам
повышения качества продукции").
Авторский признак предполагает группировку в дела документов
одного автора.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак.
При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка
и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов
осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с
предприятиями Гродненской области по вопросам поставки сельскохозяйственной
продукции").
Группировка документов за какой-либо определенный период
осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты
об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях").
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному,
авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В
дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью
соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо
группировать в дела раздельно;
подлинники отделять от копий;
годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
утвержденные документы - от их проектов;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных
актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме
переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии -
заверительную подпись, отметку "В дело".
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:
сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в
хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры
документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по
видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются
вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности
систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их
номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и
подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками
их хранения.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы
хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате
группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита
фамилий.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы,
отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном
деле, если они касаются одного и того же вопроса.
3.3 Подготовка документов к хранению
Значение и практическая ценность документов предприятия различны.
Одни документы используются длительное время для справочно-информационной
работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив
предприятия.
Для ведения архива выделена штатная должность "архивист".
В задачи архива входят:
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно-справочная работа по архивным документам
предприятия;
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов
в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая
"судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить
или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов
к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии
создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается
приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно
с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения
и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия
является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают
в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по
"Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения".
При использовании Перечня необходимо учитывать, что все
организации, предприятия разделены на 2 группы:
1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы
управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока
хранения, которые затем поступают в государственные архивы.
2. Предприятия, организации вспомогательных органов,
обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается
документов постоянного хранения.
Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия,
так как в ней указаны сроки хранения дел.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и
месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив,
относятся, прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и
учредительный договор, протоколы заседаний и т.д.)
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по
зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким
исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что
запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие
ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2
группы:
дела по личному составу;
дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела
по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись
составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени
важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел,
включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который
затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной
комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом
(работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах
описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого
экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых
в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи
участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации
или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в
архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в
акт.
Документы долговременного и постоянного хранения могут
передаваться в государственные архивы на договорной основе.
4. Пути совершенствования делопроизводства в анализируемом
хозяйстве
Совершенствование управления производственно-хозяйственными
системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда
во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном
хозяйстве.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок
(документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.
Рациональная организация документооборота - это одно из основных
условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве
непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником
для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |