Курсовая работа: "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
6. Эффективность
системы "ДЕЛО"
По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными
документами:
·
около 15% всех
документов безвозвратно теряется;
·
до 30% рабочего
времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
·
для каждого
документа создается в среднем 19 его копий.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
«ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации
работы с документами:
|
Не
автоматизированная технология
|
Автоматизированная
технология
|
| ручной
прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф,
электронная почта) |
автоматизированный
прием документов, поступивших по электронным каналам |
| ручная
печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров |
автоматическая
печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование
произвольных отчетов |
| ручное
перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения |
автоматизированная
пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по
заранее заданному маршруту |
| размножение
документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям |
автоматическая
рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по
компьютерной сети |
| ручная
регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая
часто не выполняется ввиду халатности сотрудников |
автоматическая регистрация фактов
пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети |
| многократная
регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных
структурных подразделений |
однократная
первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее
автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных
картотеках подразделений |
| ручной
поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках
различных подразделений |
автоматизированный
сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа |
| почтовая и курьерская отправка
документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением
соответствующих реестров |
автоматизация
функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и
другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами
криптографии |
«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб
(секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также
автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота:
руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников организации, работающих
с документами.
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным
системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации
классического делопроизводства.
Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных
документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации систему
смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет
уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного
делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с
сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это
позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска
возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения
управления.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации
десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.
Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных
стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и
приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий
и учреждений.
В системе «ДЕЛО-Предприятие» пользователем может быть как непосредственно
указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения,
которому делегированы соответствующие полномочия.
7. Системы семейства «ДЕЛО»
Системы семейства «ДЕЛО» масштабируемы, они поддерживают
централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации
делопроизводства:
·
«ДЕЛО-Секретарь»
можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную
регистрацию и контроль исполнения документов.
·
«ДЕЛО-Предприятие»
поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное
управление единым делопроизводственным процессом.
·
Если в учреждении
существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то
«ДЕЛО-Предприятие» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы
этих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих
технологий:
|
Работа в Интернет / Интранет сетях
|
Для
предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он
обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального
или удаленного компьютера через сеть Internet. |
|
Распределенный электронный
документооборот
|
Система
позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными
электронными документами между организациями или территориально удаленными
подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного
делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются
сертифицированными криптосредствами. |
|
Поддержка больших массивов документов
|
Система
хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими
количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности –
свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей.
При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с
условно-бесплатной СУБД. |
«ДЕЛО» - открытая система. Она интегрируется с любыми
Windows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в
режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут
быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских
свойств системы, например:
·
для вывода данных
системы в наиболее удобной форме отчетов;
·
для формирования
запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
·
для доступа к
данным системы через INTERNET (INTRANET);
·
для экспорта
данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
«ДЕЛО» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать
документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системе
уже реализована интеграция со следующими продуктами компании ЭОС:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |
