Курсовая работа: "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Курсовая работа: "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем»

На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ВВЕДЕНИЕ

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества».

1. Общие сведения о системе «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

·  Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

·  Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)

·  Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

·  Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

·  Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

·  Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

·  Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

2. Преимущества

Для руководителей различных уровней:

·  быстрый поиск документов;

·  отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

·  эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

·  сокращение сроков подготовки и согласования документов;

·  удобная работа над проектами документов;

·  получение сводных отчетов и журналов;

·  возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

·  быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

·  отслеживание хода исполнения резолюций;

·  удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

·  журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

·  формирование отчетности.

3. Основные функции системы "Дело"

Основные функции

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

·  Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.

·  Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.

·  Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

·  Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

·  Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

·  Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

·  Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

·  Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

o  создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;

o  изменение проекта с хранением предыдущих версий;

o  согласование и утверждение проекта документа;

o  регистрация документа, созданного на основе проекта.

·  Формирование поручений по документам;

·  Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.

·  Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.

·  Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.

·  Управление доступом к документам.

·  Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

·  Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

·  Протоколирование действий пользователей.

·  Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

Возможности «ДЕЛО-WEB»

Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.

·  Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;

·  Регистрация связанных документов;

·  Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;

·  Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения

·  Согласование и подписание проектов документов

·  Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.

·  Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;

·  Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.

4. Опция "ЭЦП и шифрование"

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.

 Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.

Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.

Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».

Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5