Курсовая работа: Анализ свойств документа
Кумулятивная функция –
это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и
упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего
поколений. [10, с.37]
Специальные функции
присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в
большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:
управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная,
мемориальная, гедоническая и др. функции.
Управленческая или
регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей
управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы,
постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры,
предписания, т. е. официальные и деловые документы). Подавляющая часть
документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для
выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа
(организационные документы: положения, инструкции, правила и т. д.),
разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные
документы: приказы, постановления, решения и т. п.), подтверждаются факты, идет
обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные
документы, информационно-справочные документы). К документам, созданным для
выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности,
достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности
получения информации. Как гласит поговорка, что «кто владеет информацией, тот
владеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческую
функцию, то есть циркулирующие в системах управления, являются объектом
унификации и стандартизации.
Познавательная или
когнитивная функция способность документа служить средством получения и
передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это
назначение документа состоит в обеспечении общественного и профессионального
процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия,
методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной
деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент,
отчет, научные документы).[11]
Правовая функция – это
способность документа служить средством доказательства, подтверждения
каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают
официальные издания (конституции, законы, уставы), а также исторические
источники служащие средством свидетельствования. Также эта функция заключается
в установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.
Общекультурная функция –
способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать
средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы
ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.
Мемориальная
(памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью»
человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного
поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам
(артефактам), обладающая особой социально-культурной и исторической ценностью (
рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или
условиям бытования во внешней среде документы).
Гедоническая функция –
способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального
использования свободного времени.[1, с.45]
К специальным функциям
документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения
авторского авторитета и др. количество специальных функций документа, как и
потребностей общества, неисчислимо.
Документ создается
человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу.
Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ
закрепляет эти социальные связи, все процесс, происходящие в обществе.
Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде,
которую он отражает, и, следовательно, он выполняет социальную функцию.[12,
с.66]
Не менее древней является
учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения
в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему
земли, количество скота, имеющегося у него урожая, денег и т. д. Документы,
выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные
данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в
том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы.
Таким образом, рассмотрев
основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда
полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них –
общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ
наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая
выполнять общие функции.[13, с.43]
Изучение функций
документа имеет не только научное, но и практическое значение.
Во-первых, изучение
функций необходимо для разработки теоретических основ документоведения.
Значение функций
помогает:
- определить роль
документа в системе управления;
- провести классификацию
и систематизации документов с целью их унификации и стандартизации;
- провести экспертизу
ценности документов, установив их научную, историческую и практическую
значимость;
- выработать определенные
требования к документам, создаваемым в процессе управленческой деятельности,
для внедрения средств автоматизации и механизации в их создание, обработку и
хранение.
Документ – явление
сложное. Его изучение сегодня активно проводится многими научными дисциплинами,
но в изучении его природы и назначении еще много белых пятен.
Полифункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в
зависимости от их подхода к понятию «документ», и другие функции (например,
познавательная или когнитивная (способность документа служить средством и
передачи знаний), гедоническая (способность документа служить средством отдыха,
развлечения, рационального использования свободного времени),
источниковедческая и т. д.). Исходя из функций документа, изучаемых различными
научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».
2. Свойства документа
2.1 Анализ свойств документа
Свойства документной
информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости
от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с
содержанием понятия документа и его основными функциями. Документная информация
обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства
также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделить
три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее
приемника и объекта или явления, которое она отражает.
Наряду с общими
свойствами, документная информация обладает и рядом специфических свойств,
отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу
следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документной информации,
вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информация
обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое
значение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.[5, с.97]
Любая документная
информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации на
материальный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря,
информация обладает свойством инвариантности, т.e. автономности от видов носителей.
Носители информации
подвержены различным видам старения и возможности разрушения, что
предопределяет еще одно свойство – бренность документной информации.
Возможность размножения
информации, передачи ее с одного носителя на другой связана с таким свойством информации,
как транслируемость.
Следствием размножения –
мультипликативность информации, т. е. возможность одновременного существования
одной и той же информации на различных носителях.
Важнейшим свойством
документной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной на
материальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информация
начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и
пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в
действительности подчиняться определенным закономерностям.
С рассеянием документной
информации тесно связано еще одно ее свойство – дискретность, заключающееся в
возможности информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность,
с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой – помогает
оптимизировать многие информационные процессы. В частности, дискретность
позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно
кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с
последующим декодированием.[14, с.186]
Обобщенной
характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для
потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно
свойствами документной информации выступают: полнота, полезность,
своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность,
эргономичность.
Важнейшее свойство
документной информации – ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая
выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.
При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках
определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы,
связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценность
документной информации зависит прежде всего от степени ее вовлеченности в сферу
общественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения,
документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений
пространственно-временной, психологической среды его бытования.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6 |