Курсовая работа: Анализ свойств документа
1)
«Информация – это
смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2)
Информация – это
«содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3)
«Информация – его
третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4)
«Информация – это
то, что уменьшает неопределенность события»[1, с.89]
Однако все авторы в
конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации,
выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При
этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по
определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о
социальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какой
они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».
В свою очередь,
социальную информацию обычно подразделяют на:
-
массовую
(общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
-
специальную
(научную, техническую, производственную, управленческую);
-
личную
(межличностную).
Именно социальная
информация связывается с понятием документа.
Таким образом, к
настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее
существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие
материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.[5, с.46]
Вместе с тем определения
понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит,
во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации
и, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей
документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его
функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах
рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном
виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество
объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит
какую-либо информацию.
Для общественных наук, в
зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно
выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках
акцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует
преимущественно как средство документирования и доказательства правовых
отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство
фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы
рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители
ретроспективной информации.
В связи с этим перед
документоведение, изучающим в историческом развитии все типы, виды и
разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное,
обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто,
о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся
дискуссии на эту тему. [6,
с.11]
Сопоставив и осмыслив
различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно
остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей
степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это
информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме
созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.
1.2 Признаки и функции
документа
Документ, который создан
в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее
элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему
документации. До настоящего времени в документоведении не существует
непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для
классификации документов является его содержание. Служебные документы могут
подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому
снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету;
подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам
и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по
следующим признакам.[7, с.13]
По наименованию
существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые:
приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы,
инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма,
телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения,
доверенности и т.д.
По способу фиксации
информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские,
подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных
компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.
По степени сложности
документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в
которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности
различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.
Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно
секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом"конфиденциально".
По юридической силе
документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают
действительные и недействительные. Недействительным документ становится в
результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения
документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы
со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми
актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По происхождению
документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в
организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений,
просьб).[8, с.108]
По срокам хранения
документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения.
Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со
сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности
документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной
и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения,
носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации
различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и
унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы
разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются
документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными
функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы
имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при
окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие
документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят
ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов
по аналогии.
Анкета - способ
представления унифицированного текста, при котором постоянная информация
располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе
его составления в правую часть листа.
Таблица - документ, в
котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки
строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении
соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в
виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго
классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные
данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков
и другие документы.[8, с.88]
Под функцией (от лат.
«functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое
назначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря,
функции документа предопределены его общественно-практическими целями и
задачами, являются производными от них.
Функции
документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ
принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.
Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных
человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также
полифункционален.[9, с.89]
Различные
функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.
Функции документа – это
его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.
Весь спектр социальных
функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие;
3) специальные.
Главная, наиболее
обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение)
информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения
потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Общие функции –
информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов,
независимо от их вида и типа.
Информационная функция –
это способность документа удовлетворять потребности общества и информации, т.
е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности
документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество
информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими
показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна
информации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство
документа – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, эту
функцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.
Коммуникативная функция –
это способность документа быть информативным средством передачи, обмена,
коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную
коммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативной
функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно эта
функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее
быстрой ее реализации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6 |