Контрольная работа: Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word

Рисунок 15

Условные обозначения:

1 – созданная таблица;

2 – окно «Свойства таблицы»;

3 – поле, в котором указывается высота ячейки;

4 – поле, в котором указывается, какой размер должен быть: точный или минимальный.

Когда таблица создана, необходимо открыть источник данных. В данном случае будем делать этикетки для конвертов, отправляемых в другие организации (юридические лица), а не гражданам.

После открытия источника данных в ячейки автоматически добавится поле «NEXT». Это поле позволяет в одном готовом документе разместить данные нескольких записей, и при слиянии оно воспринимается как команда перехода к следующей записи источника данных. Т.е. для заполнения полей слияния, расположенных до поля «NEXT», будут браться данные из первой записи источника данных, для заполнения полей слияния, расположенных после первого поля «NEXT», – данные второй записи, для полей слияния, расположенных после второго поля «NEXT», – данные третьей записи и т.д.

Поэтому при добавлении полей-заполнителей в таблицу будем располагать их до поля «NEXT» (или после текста, но тогда поле «NEXT» нужно указывать только со второй ячейки). В противном случае первая запись данных при слиянии будет пропущена. А если программа встретит поле «NEXT» 2 или более раз подряд, то он перепрыгнет (пропустит) очередную запись данных при слиянии.

Для ускорения заполнения таблицы можно внести поля-заполнители только в первую ячейку, а затем автоматически скопировать их во все остальные ячейки, нажав на пиктограмму «Размножить наклейки» ( ) (Рисунок 16).

Рисунок 16

Условные обозначения:

1 – основной документ для печати этикеток должен быть на одной странице.

После добавления полей-заполнителей наш основной документ полностью готов, мы можем его сохранить и провести слияние, нажав на пиктограмму «Слияние в новый документ» () (Рисунок 17). Затем остается лишь распечатать сформированный документ и наклеить этикетки на конверты.

Рисунок 17

Как видно из Рисунка 17, поле «NEXT» не отображается при печати. Его (как и другие специальные поля) можно добавить в основной документ с помощью меню «Добавить поле Word», расположенного на панели инструментов «Слияние» (Рисунок 2).

«Уважаемый» или все-таки «Уважаемая»?

Давайте рассмотрим еще одно специальное поле «IF...THEN...ELSE», которое осуществляет одно из двух альтернативных действий, в зависимости от того, выполняется ли заданное условие. Поле «IF...THEN...ELSE» часто используется для написания обращений в текстовой части писем, так как если письмо адресовано мужчине, то необходимо писать «Уважаемый», если женщине, то – «Уважаемая». Как видите, у нас появляется условие: если пол[3] мужской, то необходимо писать «Уважаемый», иначе – «Женский».

При вставке поля «IF...THEN...ELSE» в основной документ открывается специальное окно, в котором указываются два альтернативных действия и задается условие.

Рисунок 18 Пишем электронные письма

Рассмотрим еще одну ситуацию: нужно подготовить поздравления и отправить их не через почтовое отделение связи, а с помощью электронной почты.

При подготовке таких поздравлений желательно избегать общих обращений типа «Уважаемые женщины», «Дорогие коллеги» и не включать в строку «Кому» сразу всех адресатов. Ведь Вы согласитесь, что электронное поздравление приятнее получать, когда оно персональное, т.е. адресовано лично Вам.

При подготовке электронных поздравлений функция «Слияние» тоже может сослужить вам добрую службу. При этом подготовка электронных поздравлений будет мало чем отличаться от создания поздравлений в виде писем или открыток на бумажном носителе. Основных отличий будет всего два:

– Во-первых, при создании нового основного документа нужно будет выбрать тип «электронные письма», а не «обычный документ Word» (Рисунок 4).

– А во-вторых, когда основной документ будет готов, нужно осуществить слияние не в новый документ, а нажать на пиктограмму «Слияние по электронной почте» (). Нажатие на эту пиктограмму приведет к открытию окна «Составные электронные письма» (Рисунок 19). В нем необходимо:

– указать категорию данных (или столбец источника данных), который содержит адреса электронной почты, и

– напечатать тему для электронных сообщений.

В результате будут созданы электронные сообщения с поздравлениями (Рисунок 20). Их количество будет равняться числу строк, используемых при слиянии.

Рисунок 19

Рисунок 20 Электронные сообщения, созданные в MS Outlook

Рисунок 21 Одно из подготовленных электронных сообщений

Итак было рассмотрено, как с помощь функции «Слияние» можно подготовить поздравления, почтовые конверты и электронные сообщения. Попробовав использовать данную функцию в своей работе, мы сможем самостоятельно убедиться, что это просто, удобно и существенно экономит время при осуществлении массовых рассылок писем или информационных материалов.

3 Комментарии к выполнению задачи Excel

1. Создала документ Excel с именем Контрольная Румия.

2. Переименовала лист1 на 1.

3. Ввела таблицу 1 «Журнал продаж аудио-видео продукции за май 2004г.» с помощью клавиатуры на листе 1.

4. Ввела таблицу 2 «Цены аудио-видео продукцию» с помощью клавиатуры на листе 1.

5. Переименовала лист2 на 2.

6. Ввела таблицу 3 «Соотношение одной условной единицы к рублю» с помощью клавиатуры на листе 2.

7. В таблице 1 «Журнал продаж аудио-видео продукции за май 2004г.» рассчитала общую стоимость в рублях с использованием таблицы 2 используя функцию ВПР: =ВПР(B4;$H$4:$I$6;2;0)*C4

8. С помощью автозаполнения скопировала эту формулу во все ячейки столбца D.

9. В таблице 1 «Журнал продаж аудио-видео продукции за май 2004г.» рассчитала общую стоимость в $, используя функцию ВПР и данные таблицы 3: =D4/ВПР(A4;'2'!$A$4:$B$6;2;1)

10. Столбец «Общая стоимость стоимость со скидкой» рассчитала, учитывая следующее условие: если покупается больше 15 единиц одного наименования, то на общую сумму покупки даётся скидка 15% с использованием функции ЕСЛИ: =ЕСЛИ(C4>15;D4*0,85;D4)

11. Создала на таблице 1 автофильтр с помощью которого можно отобразить данные только по отдельным группам товаров: выделена шапка таблицы 1 затем в меню Данные в команде Фильт выбрана подкоманда Автофильтр.

12. Переименовала лист3 на 3.

13. На листе 3 создала таблицу «Отчет».

14. Заполнена таблица таблица 3 с использованием функции СУММЕСЛИ. Столбец Итого продано, шт.: =СУММЕСЛИ('1'!$B$4:$B$33;A4;'1'!$C$4:$C$33). Столбец Общая стоимость в руб.: =СУММЕСЛИ('1'!$B$4:$B$33;A4;'1'!$D$4:$D$33). Столбец Общая стоимость в $: =СУММЕСЛИ('1'!$B$4:$B$33;A4;'1'!$E$4:$E$33). Строка Всего рассчитана суммированием.

15. На листе 3 построена секторная диаграмма отображающая количество продаж по видам товара.

16. Распечатала полученные таблицы и диаграмму.

Литература

1.  Гарнаев А.. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах. Санк-Петербург, БХВ-Петербург, , 2001.

2.  Пикуза В., Гаращенко А. Экономические и финансовые расчёты в Excel. – СПб.: «Питер», 2002 г.

3.  Демидова Л., Пылькин А. «Программирование в среде Visual Basic for Application», Москва, “Горячая линия-Телеком”, 2004.

[1] Поле слияния – то же самое, что поле-заполнитель.

[2] Размер ячеек таблицы можно посмотреть, а также задать в окне «Свойства таблицы», которое отрывается при нажатии в строке меню на команду «Таблица», далее – «Свойства таблицы».

[3] В данном случае пол – это один из столбцов в файле источника данных (Рисунок 3).