Контрольная работа: Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word

Рисунок 9

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Слияние в новый документ»;

2 – вставленное поле-заполнитель;

3 – окно «Составные новые документы»;

4 – пиктограмма «Слияние по электронной почте».

В результате операции слияния создается и открывается на экране новый документ «Письма1» («Рисунок 10), каждая из страниц которого представляет собой отдельное поздравление. Остается только распечатать все страницы нового документа с автоматически сформированными поздравлениями.

Рисунок 10 Создаем почтовые конверты

В данном случае необходимо подготовить только основной документ для почтовых конвертов, так как файл с источником данных мы уже создали на предыдущем этапе и можем им воспользоваться сейчас.

Для этого опять откроем новый документ, но в качестве типа основного документа выберем значение «конверты» (Рисунок 4). Данный выбор приведет к автоматическому открытию окна «Параметры конверта», в котором задается (Рисунок 11):

– размер конвертов и

– способ их подачи в принтер при печати.

Рисунок 11

Далее открываем известным уже нам способом источник данных и отключаем ненужные строки (те, что содержат данные о мужчинах). Использование одного файла источника данных для создания поздравительных писем и конвертов позволяет сохранить единую последовательность этих двух документов. Что это дает? В результате распечатки мы получим две стопки и первое письмо мы сможем сразу вложить в первый конверт, второе – во второй, а двадцать пятое письмо – в двадцать пятый конверт. Нам не придется вручную искать нужный конверт для каждого письма.

Теперь можно сохранить основной документ и перейти к добавлению полей-заполнителей. Но сначала вспомним требования к расположению информации на почтовых конвертах.

Итак, постоянной информацией на конверте будет информация об отправителе, которую необходимо напечатать в верхней левой части основного документа. А в его нижней правой части мы добавим поля-заполнители для дальнейшей подстановки информации о каждом адресате. Так как мы готовим поздравления для граждан (а не для юридических лиц), нам необходимо (Рисунок 12):

– на одной строке вставить поле «Фамилия в дательном падеже» и через пробел – поле «Инициалы» (или поле «Имя и Отчество»),

– а на следующей строке добавить поле «Почтовый адрес».

После этого основной документ для печати почтовых конвертов можно считать подготовленным.

Теперь с помощью операции предварительного просмотра оценим, как будут выглядеть готовые почтовые конверты. Для этого нажнем на пиктограмму «Поля/данные» (), снимем затенение полей, отжав соответствующую пиктограмму (), и просмотрим готовые почтовые конверты, перелистывая их с помощью пиктограммы «Следующая запись» () (Рисунок 13).

После предварительного просмотра подготовленных почтовых конвертов необходимо закончить процесс слияния, нажав на пиктограмму «Слияние в новый документ» ().

Обратите внимание: подготовленный основной документ можно использовать еще много раз для печати почтовых конвертов. Для этого надо всего лишь сохранить файл перед закрытием.

Рисунок 12

Рисунок 13

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Поля/данные»;

2 – пиктограмма «Затенение полей»;

3 – пиктограмма «Следующая запись».

Говоря о подготовке почтовых конвертов, отметим, что почтовый адрес в источнике данных можно представлять как несколько категорий данных: «Улица, дом, квартира», «Населенный пункт», «Район, субъект РФ», «Почтовый индекс». Такое детальное разбиение почтового адреса на категории данных позволит аккуратнее оформить почтовые конверты, расположив разные реквизиты адреса на отдельных строках. При этом в основном документе поля-заполнители для адреса нужно располагать в следующей последовательности:

«Улица, дом, квартира»,

«Населенный пункт», «Район, субъект РФ»,

«Почтовый индекс»

А в готовых конвертах адрес будет выглядеть так:

ул. Октябрьской Революции, 3а,

г. Казань, Республика Татарстан,

4230000

Печатаем адреса на самоклеющихся этикетках

При печати конвертов может возникнуть следующий вопрос. Как быть, если конверт нужен формата С4 (229 х 324 мм), а принтер позволяет печатать только формат А4 (210 х 297 мм) и ради печати почтовых конвертов покупать другой принтер никто не будет. Можно ли использовать функцию слияния в данном случае?

Ответ на данный вопрос будет положительным. Мы можем использовать функцию «Слияние» для ускорения заполнения почтовых конвертов. Однако адрес при этом будем размещать не на самом конверте, а на самоклеящихся адресных этикетках, которые после печати будем наклеивать на почтовые конверты.

На стандартном листе формата А4 расположено несколько самоклеющихся этикеток. Есть разные модификации, которые отличаются размером этикеток (чем они мельче, тем их больше на листе) и цветом бумаги. На одной подложке формата А4 находятся одинаковые по размеру этикетки. После того как на них нанесен адрес, каждая из этикеток легко отделяется от подложки и наклеивается на почтовый конверт.

Рассмотрим, как использовать функцию «Слияние» для заполнения самоклеющихся этикеток.

Сначала откроем новый основной документ и выберем в качестве его типа «Наклейки» (Рисунок 4). После этого откроется окно «Параметры наклейки» (Рисунок 14), в котором выберем тип используемых наклеек. Практически всегда информация о типе и размере этикеток нанесена на их упаковку, поэтому в данном окне необходимо выбрать тот же тип, который указан на упаковке, и нажать на кнопку «ОК».

В результате в основном документе будет автоматически создана таблица с ячейками, равными по размеру самоклеющимся адресным этикеткам, а расположение ячеек таблицы будет такое же, как расположение этикеток на подложке (Рисунок 15). При этом размер ячеек указывается как точное значение[2] (а не как минимальное), поэтому границы таблицы будут постоянными и не будут автоматически сдвигаться в случае нехватки места для текста в какой-либо из ячеек.

Рисунок 14

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6