Контрольная работа: Методы информационных технологий в делопроизводстве

Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.

При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).

Также традиционным в СУД стал учет нахождения сотрудников на рабочих местах по сообщению сотрудником своих планов на текущий и ближайшие дни (или автоматически по включению компьютера). Эта функция позволяет существенно повысить оперативность исполнения заданий, так как задания могут выдаваться с учетом рабочих планов.

Особой функцией делопроизводства является движение документа по заранее известному маршруту. Реализация маршрутизации движения документов осуществляется тремя способами: реализацией возможности в каждой узле маршрута направить документ в некоторый следующий узел; созданием специализированных рабочих мест для узлов маршрута; описанием заранее маршрута (траектории движения), который может зависеть от многих параметров и реквизитов документа.

Печать отчетов

 В любой системе управления документами чрезвычайно важной функцией является печать множества разнообразных регламентированных отчетов, а также выдача справок по нерегламентированным формам. При этом состав реквизитов, их расположение в отчетах, формулы вычисления сводных показателей часто меняются в процессе эксплуатации. Новые ИТ позволяют за счет использования интерфейса ODBC обеспечить связь с промышленными системами генерации отчетов, такими как Crystal Report [3]. При печати отчетов часто бывает требование не допускать редактирования отчетов, после подготовки их к печати на основании данных, хранящихся в СУД. Таким свойством обладает Crystal Report. Бывает и противоположное требование - допустимость внесения изменений в подготовленные к печати отчеты. В таком случае на основе тех интерфейса OLE можно обраться к редакторам документов, например, к Microsoft Word.

Архивы электронных документов

Первая задача, которая встает при записи документа в архив, - это приписывание ему некоторого поискового образа. Этот образ создается или по всем словам документа (полнотекстовая индексация) или по набору реквизитов (реквизитная индексация).

Если есть функция, позволяющая перевести документ произвольного вида в текст, то при размещении в архив его можно проиндексировать по всем словам с приведением всех слов к нормальному виду, т.е. именительному падежу и неопределенной форме глагола (по всем словам, или только по существительным, прилагательным, глаголам и т.д.). Часто автоматически можно выделить многие реквизиты из полного текста документа такие, как дата, географическое наименование, сумма денег и др. Современные информационные технологии позволяют распознавать все реквизиты документов стандартных форм. При этом не обязательно у всех документов данного типа должна строго выдерживаться форма (с точностью до долей миллиметра). Это особенно важно в виду того, что сейчас в организациях используются самые разные устройства печати (игольчатые, лазерные, струйные), и требовать от всех своих абонентов точного соблюдения форм невозможно. Стандарт может определять только «топологию» документа - взаимное расположение реквизитов в документе. Стандарт может быть описан в терминах: выше, ниже, правее, левее, в одном столбце или строке и т.п. Документы таких стандартизованных форм могут быть автоматически распознаны и проиндексированы по реквизитам.

Заключение

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Достижения в развитии вычислительной техники (скорость выполнения операций, объемы оперативной и внешней памяти, надежность устройств управления и памяти, скорость и надежность сканирующих устройств, надежность и скорость каналов связи), а также достижения в области искусственного интеллекта и новые информационные технологии (распознавание текстов, таблиц, документов фиксированной формы, надежное шифрование документов, электронная подпись, новые компактные алгоритмы кодирования изображений, аудио и видео документов, стандартизация работы с сообщениями) позволили строить современные гибкие системы управлениями документами с потоками в тысячи и десятки тысяч документов в день и хранением в электронных текстовых, изобразительных, аудио и видео документов за 3, 5, 10 и более лет.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

[1] Под общ. Ред. И.А.Черноскутовой. Информатика. СПб., 2005. 272 с.

[2] Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов н/Д, 2003. 384 с.