Контрольная работа: Методы информационных технологий в делопроизводстве
Наступила эпоха Internet.
Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное
использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между
отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на
Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и
заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP,
имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и
обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные
документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса,
обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее
клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации
за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить
эффективность работы с документами служащих компании.
Последние десять лет
развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут
обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют
окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к
документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных
сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в
пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями,
а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами
и дистрибуторами. Основные функции системы управления документами – классификация
информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление
пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с
документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного
пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными
средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с
ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты.
Новые системы управления
документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем
главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части
эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощью
таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые
изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к
корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и браузера и найдя
необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность
обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме,
соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к
библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В
прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском
компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что
ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для
каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами,
компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к
значительным материальным затратам.
Наиболее привлекательная
сторона систем управления документами на базе Web – экономия средств. В
конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять
функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение
документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и
маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления
документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным
библиотекам, как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые
смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую
информацию, не представляющую коммерческой тайны.
Поскольку документы
становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet,
пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как
текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.
Internet выполняет две
функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между
организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в
роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь
структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ
только на Web-узел.
Традиционным средством
защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью
и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные
карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы
через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих
корпорации. Таким образом, средства защиты серверов и полный запрет на доступ к
сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы
персонала.
3.1.1
Использование
электронной почты
В случае, если документ
необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо
через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем
публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым
может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной
почты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой,
обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты,
которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация
отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ
возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ
уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных
приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную
маршрутизацию документов.
Итак, электронная почта
выполняет следующие функции:
Ø
обмен сообщениями
между пользователями;
Ø
обмен документами
между пользователями;
Ø
обмен данными
между приложениями;
Ø
оповещение
пользователей о наступлении определенных событий.
3.2
Система корпоративного
электронного архива
Внедрение мощных систем
управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого
эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и
справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях.
Ручная обработка таких
бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных
корпораций. Решением может стать использование технологии построения
корпоративного электронного архива.
В рамках отрасли или
корпорации речь идет о построении интегрированной системы глобального масштаба,
обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в
электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания,
наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования
и развития. Однако если потребность в такой технологии назрела уже много лет
назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно,
как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности
высокоскоростных вычислительных систем и сетей, наметилось направление
внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и
анализировать большие массивы информации.
Общую идею можно
обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной
сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки
информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества,
используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает
эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема.
Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и
отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде
изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и
дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива –
обеспечение полнотекстового поиска.
Для хранения образа
документов использование магнитных дисковых носителей не представляется
возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство
архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки
на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски
удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере,
комплектуемом приводом CD-ROM.
3.4. Телекоммуникационные
технологии
Сегодня, в условиях
ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически
невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских
структур, государственных предприятий и организаций без современных средств
телекоммуникации и связи.
Без наличия таких средств
никакая огромная армия канцелярских работников и курьеров не может обеспечивать
оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место.
Ведь в наше «сумасшедшее» время часто даже минутная задержка в получении важной
информации может вылиться в весьма ощутимые финансовые потери, как для всего
предприятия, так и для каждого сотрудника в отдельности.
Модем.
В настоящее время модем
применяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредство
телефонных линий. Но передача компьютерных данных – лишь часть того, что умеет
современный модем. Большинство современных модемов (факс-модемов) может
автоматически пересылать подготовленные на вашем компьютере документы на факс
(или несколько, причем компьютер все сделает без вашего участия), а также
выполнять обратную операцию приема факсов. Также могут работать автоответчиком,
определителем номера. Существуют голосовые модемы, снабженные разъемами для подключения
наушников и микрофона. С помощью голосовых модемов удобно общаться по сети Internet, что очень помогает сотрудникам и
руководителям организаций при нехватки времени и срочности вопросов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |