Контрольная работа: Базы данных в Excel
3.5
Сортировка данных
Очень часто возникает
потребность предоставить электронную таблицу в упорядоченном виде, для чего
данные сортируют тем или иным образом, например по возрастанию содержимого
одного из столбцов.
Чтобы сортировать таблицу
по возрастанию (от А до Я или от 0 до 9) либо по убыванию (от Я до А или от 9
до 0) данных какого-либо столбца, можно воспользоваться командами или из
подменю кнопки Сортировки и Фильтр, или из группы команд Сортировка и
фильтрация вкладки Данные.
Для выполнения сортировки
нам достаточно указать ячейку в сортируемом столбце и нажать кнопку или
от Я до А.
Например, производим
сортировку поля ФИО по убыванию, выделим любую ячейку этого поля и
воспользуемся кнопкой Сортировка по убыванию.
Если требуется сортировка
ячеек таблицы по двум или трём столбцам (рис. 3.4), используется команда Настраиваемая
сортировка из подменю кнопки Сортировка и фильтр или кнопка Сортировка
группы команд Сортировка и фильтрация.
Рис. 3.4 - Окно
Сортировки по нескольким столбцам
3.6 Фильтрация данных
В Excel списком
называется последовательность строк рабочего листа, первая строка которой в
каждом столбце содержит наименование данных, а остальные строки – данные
различных типов (например, набор адресов и телефонов), но при этом каждый
столбец содержит однотипные данные. Кроме того, в списке не должно быть пустых сток
или столбцов.
Фильтрация позволяет быстро и легко находить в
списке, таблицы или в БД записи, отвечающие условиям отбора.
В Excel для фильтрации
списков обычно используется режим автофильтр, который позволяет создать три
типа фильтров:
-
по значениям
списка;
-
по формату;
-
по условиям.
Они являются
взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблиц. Так, можно
выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать
оба типа одновременно.
Для установки автофильтра
необходимо поместить курсор в таблицу и выбрать на вкладке Данные кнопку Фильтр
в группе команд Сортировка и фильтр. В результате выполнения команды в
строку с заголовками столбцов помещаются кнопки раскрывающихся списков (кнопки
со стрелкой).
Устанавливаем фильтрацию
по годам, например, ищем учеников с 1997 годом рождения (рис. 3.5).
Рис. 3.5 - Фильтрация по
1997 году рождения
Можно выделить несколько
способов фильтрации данных, выбираемых их меню фильтрации и подменю Числовые
фильтры:
-
отображение
только тех строк в таблице, которые соответствуют выбранному значению в
определённом столбце;
-
отображение
определённого количества наибольших или наименьших элементов столбца в режиме Первые
десять. При выборе в заголовке столбца этого пункта появляется диалоговое
окно, в котором следует указать количество отображаемых элементов и требуемый
вариант;
-
отображение
только тех строк таблицы, которое удовлетворяют ограничениям, установленным в
одном из режимов подменю Числовые фильтры (рис.3.6).
Рис. 3.6 - Способы
фильтрации
В результате этих
действий будут отображены 2 строки таблицы, удовлетворяющие заданным условиям.
Аналогичным образом можно
осуществить фильтрацию и в других столбцах таблицы.
Для возращения исходного
списка следует в меню фильтрации выбрать команду Снять фильтр,
где в кавычках будет отображаться имя поля, для которого снимается настройка
фильтра.
В Microsoft Excel 2007 в
начале раскрывающегося списка автофильтра добавлены команды Сортировка
от минимального к максимальному, Сортировка от максимального к
минимальному, Сортировка по цвету и фильтр по цвету. При выборе одной из
этих команд список сортируется в указанном порядке по тому столбцу, в котором
была выбрана команда или указан цвет.
Режим Фильтр по
цвету подразумевает, что столбец будет отфильтрован по цветам и заливки ячеек.
Так, если в столбце ячейки окрашены в два цвета, то пользователю будет
предложено выбрать, к какому именно цвету применять фильтрацию.
Например: Отобразим
учащихся 5 «б» класса, которые учатся на одни «5» по математике.
3.7
Работа с мастером функций
Функции это заранее созданные формулы, которые выполняют вычисления по
введенным величинам и в указанном порядке. Функция включает следующие элементы:
·
знак равенства (=);
·
собственное имя, например
СРЗНАЧ;
·
открывающая скобка, в которой
находится список аргументов, разделенных точкой с запятой;
·
аргументы, которые
непосредственно зависят от выбранной функции и могут состоять из чисел, текста,
логических величин, массивов, ссылок, формул, и т.д.;
·
закрывающая скобка.
При работе с вложенными функциями появляется всплывающая подсказка
аргумента, щелкнув на которую можно открыть окно справки, помогающей
разобраться с синтаксисом и аргументами.
Функцию вставляем в начале вычисления
1.
В окне открытой БД выделяем
ячейку, где будет располагаться функция;
2.
Переходим к вкладке «Формулы» и
в группе «Библиотека функций» щелкаем по кнопке «Вставить функцию».
3.
В окне «Мастер функций – шаг 1
из 2» в графе «Категории» раскройте список существующих типов функций и
выбираем нужную категорию. Например, «Статистические»;
4.
В группе «Выберите функцию»
просматриваем список функций заданной категории и выбираем нужную, например
«СРЗНАЧ»; (рис 3.7).
Рис. 3.7 - Окно Мастер функций
5.
Переходим к следующему шагу
щелчком по кнопке ОК;
6.
В окне «Аргументы функции
СРЗНАЧ» необходимо в графе «число» ввести адрес ячейки с числом;
7.
Для получения развернутой
информации по используемой функции нажимаем кнопку «Справка по этой функции»
(Для работы со справкой, необходимо подключится к Интернету);
8.
Закрываем окно кнопкой ОК;
9.
В заданной ячейке, если
аргументы введены были правильно, отобразится результат вычисления функции.
3.8
Создание диаграммы
Зачастую для большей
наглядности числовые данные лучше представлять в графическом виде. Это
позволяет решать самые разнообразные задачи. На диаграммах легко
просматривается тенденция к изменению, при этом можно определять скорость
изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь процессов
– все это легко можно увидеть на диаграммах.
Excel обладает довольно
обширными возможностями по графическому представлению информации. В его составе
имеются несколько типов плоских и объемных диаграмм, разбитых, в свою очередь,
на ряд форматов. Если пользователю их не достаточно, то возможно создание
собственного пользовательского формата диаграммы.
Процедура построения
графиков и диаграмм в Excel 2007 отличается как более широкими возможностями по
сравнению с предыдущими версиями, так и легкостью.
Построение диаграммы
начинается с выбора диапазона тех данных, которые следует отразить. Затем на
вкладке Вставка в группе Диаграммы выбирается кнопка типа создаваемой
диаграммы (гистограммы, круговая, линейчатая и т.д.), которая предоставляет
собой выпадающее меню с вариантами диаграмм (рис. 3.8).
Рис. 3.8 - Типы диаграмм
Созданная диаграмма
отобразится в рабочем листе, после чего станет доступна контекстная вкладка
Работа с диаграммами с тремя наборами инструментов (Вкладками) для
изменения диаграмм:
-
Конструктор – содержит параметры определяющие
типы диаграммы, источник данных и их упорядочивание, макеты диаграмм, а так же
команду Переместить диаграмму;
-
Макет – позволяет указывать свойства
диаграмм, добавлять или редактировать элементы диаграммы, а так же выбирать
параметры, связанные с трехмерными графиками;
-
Формат – содержит опции выбора различных
элементов графика, присвоение стилей графическим элементам диаграммы, включая
трехмерные края, тени, фаски, и п.р.
Например,
создадим гистограмму «Ср.балл». Выделяем поля ФИО и Ср. балл, на вкладке Вставка,
нажимаем кнопку Гистограмма, созданную диаграмму, сохраняем на отдельном
листе.
Раздел 4. САНИТАРНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА
4.1
Обязанности преподавателей и студентов
Руководитель
занятия (преподаватель) обязан:
·
в соответствии с
пунктом 4 общих положений настоящего руководства, провести инструктаж по охране
труда и технике безопасности (ТБ), мерам пожарной безопасности на рабочем месте
с регистрацией в журналах по ТБ, ПБ;
·
находиться во
время занятий в лаборатории (компьютерном классе), контролировать работу
студентов, следить за соблюдением правил работы, не допускать порчи
материального имущества и программного обеспечения ПЭВМ;
·
до и после
занятия зарегистрировать техническое состояние класса в соответствующем
журнале.
Специалист
по работе на ПК (оператор) обязан:
Страницы: 1, 2, 3, 4 |