Контрольная работа: Базы данных Ms Access

8. Отчеты базы данных

Отчеты – объекты базы данных, предназначенные для вывода данных и их печати. Отчет выводит на печать информацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовой называется исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация. Отчеты обеспечивают создание не экранного, а бумажного документа. Как и формы, отчеты состоят из разделов (заголовка отчета, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов, примечания), а разделы содержат соответствующие элементы управления.

Используются для представления данных, которые должны быть выведены на печать в наглядной форме. Записи отчета можно группировать по отдельным критериям, можно производить необходимые вычисления для отдельных групп записей и всего отчета.

Для автоматического создания отчетов необходимо:

·  В диалоговом окне База данных открыть вкладку Отчеты и щелкнуть кнопку «Создать»;

·  В диалоговом окне Новый отчет выбрать вид отчета и создать его автоформу (ленточную, в столбец), дважды щелкнув мышью по виду формы в списке выбора.

Создание отчета с помощью Мастера. Для создания отчета с помощью мастера необходимо:

·  В окне База данных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;

·  В списке выбор таблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;

·  Нажать кнопку «Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В один столбец»;

·  В окне диалога Отчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включить в отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;

·  Определить вид отчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке «Далее»;

·  Выбрать режим просмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет с данными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.

Страницы. Страницы доступа к данным представляют собой средство просмотра, добавления, изменения и обработки записей базы данных.

9. Этапы проектирования базы данных

Разработчикам необходимо выбрать структуру для таблиц базы данных, которая оптимально отвечала бы требованиям разрабатываемого отчета.

Для этого необходимо:

·  Записать список таблиц, из которых будет состоять база данных;

·  Определить для каждой таблицы требуемый набор полей и их положение в таблице;

·  Выбрать имя и тип данных для каждого поля, определить размер текстовых полей и подтип числовых данных;

·  Сформулировать для полей правила проверки допустимости вводимых данных;

·  Определить связи между таблицами базы данных;

·  Осуществить ввод данных;

·  Разработать систему запросов к таблицам базы данных;

·  Сконструировать экранные формы для работы с данными;

·  Сконструировать отчеты.

При этом:

·  Целесообразно включить в таблицу данных всю информацию, с которой необходимо работать;

·  Рекомендуется создать несколько простых и понятных таблиц, чем одну сложную;

·  Не рекомендуется помещать в таблицу поля, значения которых являются результатом вычисления по данным из других полей таблицы;

·  Назначения полей таблицы должны быть понятны из их названий.

10. Графики и диаграммы

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения.

11. Доступ к Internet

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

С помощью мастера размещения данных на Web-страницу, можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц!

Источники и литература

1.  «Информатика», под редакцией Хубаева Г.Н., г. Ростов-на-Дону, 2010 г., учебное пособие.

2.  «Википедия», свободная энциклопедия, Internet.