Контрольная работа: Базы данных Ms Access
4.
Что
предлагает Access
Access – мощное приложение Windows. Поскольку оба эти продукта – детища
компании Miсrosoft, они прекрасно взаимодействуют между
собой. Система Access работает
под управлением ОС Windows, так что
при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и
вставлять данные из любого приложения Windows в Access
и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Работая в среде Miсrosoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью
совместимые между собой Access
и Word, Excel и PowerPoint.
В Access в полной мере реализовано управление
реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи
и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает
несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки
допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от
того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и
стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы
полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, МЕМО,
логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не
оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых
значений.
Как реляционная
СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам
данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных.
Система Access поддерживает обработку транзакций с
гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне
пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных
пользователей и целых групп.
5. Создание объектов
базы данных
Любой объект базы данных
может создаваться двумя способами:
·
С использованием Конструктора
– специального элемента управления, позволяющего создавать объекты базы данных
вручную;
·
С использованием
Мастера – специальной программы, которая руководит пользователем при выполнении
им определённой операции. Такое руководство осуществляется через
последовательность диалоговых окон, в каждом из которых пользователь указывает
необходимые параметры.
Создание таблиц в
режиме Мастера
Создание таблиц в режиме
Мастера обеспечивает полуавтоматическую форму разработки документа. Программа
предлагает образцы таблиц с соответствующими наборами полей. После выбора
образцов полей Мастер автоматически создает требуемую таблицу.
Для работы Мастера
необходимо запустить программу Miсrosoft Access. Запустить программу можно тремя способами:
·
С помощью кнопки
Пуск ОС Windows;
·
С помощью кнопки Access на рабочем столе Windows;
·
Через программу
Проводник Windows;
·
Используя панель
режимов и инструментов.
Технология создания
структуры таблицы
Щелкнуть кнопку «Создать
базу данных» на панели инструментов или выполнить команду меню Файл, Создать.
Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имя
создаваемой базы и выбрать каталог для хранения базы данных:
·
В окне База
данных щелкнуть кнопку «Таблица», а затем кнопку «Создать»;
·
В окне диалога
Создание таблиц, Новая таблица щелкнуть кнопку «Мастер таблиц», а затем кнопку
«ОК»;
·
В следующем окне
диалога предлагается выбрать образец таблицы для применения при создании собственной
таблицы. Самым первым в списке находится образец Адреса. Но можно, к примеру,
выбрать образец Сотрудники;
·
Далее
предлагается определить перечень полей для включения в таблицу. В списке
образцов полей мышью выбираются нужные поля. Это могут быть название отдела,
код сотрудника, табельный номер, фамилия и другие. Выбранные поля появляются в
закладке Поля новой таблицы;
·
Щелкнуть кнопку
«Далее»;
·
В следующем окне
диалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое системой
имя, после чего щелкнуть кнопку «Далее»;
·
В следующем окне
диалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое таблицей
имя, после чего щелкнуть кнопку «Готово».
В результате создается
структура таблицы, а в строке заголовка указывается ее название.
6. Запросы к базе
данных
Запросы – это специальные структуры,
предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций по
обновлению и изменению таблиц.
Запрос – это требование к базе данных
предоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этого
используются соответствующие инструменты запроса.
С помощью запроса данные
упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать
много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную
часть информации, необходимую в данный момент.
Данные, положенные в
основу запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результат
запроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу.
Базовая таблица при этом не изменяется.
При создании более
сложных запросов (например, запрос на изменения) автоматически создаются новые
таблицы или изменяются уже существующие.
Виды запросов
Запрос на выборку – это самый простой и потому
наиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данные
из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой
можно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для
группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых
значений.
Запрос с параметрами – это запрос, отображающий при
выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например,
значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос,
выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Эти
запросы удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц
доступа к данным.
Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число
значений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты
группируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовки
столбцов, другой – заголовки строк.
Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи
инструкций SQL. Некоторые запросы, называемые
запросами SQL, невозможно создать в бланке
запроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение
необходимо создавать инструкции SQL
непосредственно в окне запроса в режиме SQL.
Запрос на изменения – это запрос, который за одну
операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует несколько типов
таких запросов – запросы на удаление, обновление, добавление записей, запросы
на создание таблиц.
Запрос к базе данных
рассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, создание
или удаление данных.
Возможности
запросов:
·
Собирать воедино
информацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей;
·
Выбирать, какие
поля и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу;
·
Учитывать, какая
часть результатной информации будет отображена;
·
Манипулировать
данными (например, запросы на изменения);
·
Формировать
различные отчеты.
7. Формы базы данных
Формы – специальные объекты,
предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов.
Это созданные пользователями специальные электронные бланки для отображения на
экране отдельных записей из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощью
форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничить
доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Формы состоят из
разделов, каждый из которых содержит соответствующие элементы управления.
Настройка свойств элемента управления осуществляется с помощью
программы-Мастера. Пользователь вводит данные в поля формы, и они автоматически
заносятся в таблицы базы данных.
Создание формы с
помощью автоформы.
Создание формы в режиме Автоформы обеспечивает автоматическую форму разработки
документа. Автоформы – это полностью автоматизированные средства
разработки документа. Существует три вида автоформ – в столбец, ленточные и
табличные.
Для создания формы в
режиме автоформы необходимо:
·
В диалоговом окне
базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть кнопку «Создать»;
·
В диалоговом окне
Новая форма выбрать вид нужной таблицы и создать Автоформу (табличную,
ленточную, в столбец), произведя двойной щелчок мышью по виду Автоформы в
списке выбора.
Создание формы с
помощью Мастера.
Для создания формы с помощью Мастера необходимо:
·
В окне База
данных щелкнуть по ярлычку Форма, а затем по кнопке «Создать»;
·
В окне диалога
Создание формы выбрать из списка таблицу и щелкнуть кнопку Мастера;
·
В окне диалога В
один столбец выбрать для формы все имеющиеся в таблице поля (имеются кнопки для
добавления одного или нескольких полей);
·
Щелкнут кнопку
«Далее», а затем кнопку «Готово».
В результате получим
экранную форму, где каждая запись (в таблице это – отдельная строка)
представляет собой как бы отдельную карточку для ввода данных.
В нижней части окна формы
находится строка состояния, где отражаются общее число записей и номер текущей
записи. Имеются кнопки для перемещения между записями.
Страницы: 1, 2, 3 |