Реферат: Возможно ли только электронное документирование
Реферат: Возможно ли только электронное документирование
Оглавление
Введение
Глава 1. Электронное документирование
1.1 Документирование с применением
электронно-вычислительной техники
1.2 Правовая база электронного
документирования
Глава 2. Анализ безбумажного делопроизводства
2.1 Преимущество безбумажных
технологий
2.2 «Финансисты выбрали безбумажный
офис»
2.3 Электронный документооборот — его
возможности
Заключение
Список использованных источников и
литературы
ВВЕДЕНИЕ
В этой работе я хотела бы
рассмотреть наиважнейшую задачу управления каждой организацией. Этой задачей является
организация работы с документами. Документы являются основным инструментом
организации управления.
Сегодня единственным
эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно,
управления организацией, является организация делопроизводства с учетом
применения информационных технологий, переход организации на максимальное
использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с
помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
Все большее внимание в
нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных
технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются
концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных
регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными
усилиями органов государственной власти при координации Министерства
экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного
обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить
задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в
работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной
реформы.
Применение современных
информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних
процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей,
улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе
работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска
информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то
есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению
вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение
взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также
достижение более высокой оперативности в работе[1], ведь для госаппарата
быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования
его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности
организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение
конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость
избранной темы.
Объект работы – является электронное
документирование, его аспекты функции, закономерности и др.
Предметом работы - является выявление проблем
документирования причин их возникновение и их анализ.
Цель работы - выяснить, возможно ли только
безбумажное производство.
Задачи – узнать о электронном
документирование: история, создание, развитие. На примере нескольких
организаций выявить преимущества и недостатки электронного документирования.
Методология - исследования данной работы
заключается в эмпирическом (наблюдение), теоретическом, аналитическом методах
изучения проблемы.
Глава 1. ЭЛЕКТРОННОЕ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
1.1 Документирование с применением
электронно-вычислительной техники
Документирование может осуществляться
не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на
искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью
электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной
стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в
различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей
форме.
К кодированию информации
человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе,
уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования
речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате
изобретения, так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации
с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit –
binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование
букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно
двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
Техническими
предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и
счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века
француз Ж.М. Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления
ткацкими станками. А в 1834 г. Ч. Бэббедж разработал проект управляемой с
помощью программы счётной механической аналитической машины, имевшей
практически те же устройства, что и современные компьютеры: память,
арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В
конце 19 века Г. Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину,
способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся как
матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось
всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения
Северо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7
лет71. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены
в 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения.
В первой четверти 20
столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили
электронные лампы.
В результате на рубеже
1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР,
возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей
стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.
С появлением компьютеров
началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации,
её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение
получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с
использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.
На первых порах в
процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод
закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая
информация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольников
фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо
прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии
закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на
магнитной ленте, магнитных дисках и др.
С начала 1960-х годов в
Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы,
предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К
середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных
систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов
на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище
машиночитаемых документов.
С конца 1980-х гг. в
нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К
настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях
работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной
техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного
обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и
сам термин “электронный документ”.
Электронные документы
имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может
восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на
материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает
понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная
распечатка и т.п.).
Подобная специфика
порождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этот
термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р
51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” сохранён
прежний термин - “документ на машинном носителе”, который определяется как
“документ, созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”.
Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного
документа нуждаются в совершенствовании и уточнение.
1.2
Правовая база электронного документирования
Правовую основу
электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых
актов и методических документов. Источниками юридического регулирования
деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные
законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы
Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств,
нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные
акты.
Федеральный
закон Российской
Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях
и о защите информации,
является основным,
фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права,
который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск,
получение, передачу, производство и распространение информации;
Страницы: 1, 2, 3, 4 |