Реферат: Основные понятия делопроизводства 2007

·          дата документа;

·          регистрационный номер документа;

·          ссылка на регистрационный номер и дату документа;

·          заголовок к тексту;

·          отметка о контроле.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Бланки документов изготавливаются, как правило, типографским способом на бумаге различных форматов, которые подразделяются на классы, обозначающие размер формата бумаги. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Площади смежных форматов относятся как 1:2. Формат А имеет 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой и цифрой класса (А4, А5 и т.д.). Основным потребительским форматом является формат А0, площадь которого равна одному квадратному метру.

Наиболее употребительные форматы:

·          А3 (297х420 мм);

·          A4 (210х297 мм);

·          А5 (148х210 мм);

·          А6 (105*148 мм) – для поручений.

Формат А13 примерно равен размеру почтовой марки.

Расстановка знаков препинания

Знаки препинания ставят непосредственно после последней буквы слова. После них обязательно делают пропуск. Тире пишут с промежутком до и после него. Если этот знак не умещается в конце строки, то его переносят в новую строку. Знак тире используют как знак переноса, дефиса и знак минуса. Дефис всегда пишут без промежутков между словами. Этот знак переносить на следующую строку нельзя.

Многоточие ставится для обозначения незаконченности высказывания, заминок в речи, в цитатах для указания на пропуски слов и предложений. Оно изображается в виде трех точек, поставленных подряд. Знак многоточия пишется без промежутков до и после слова. Знаки вопросительный и восклицательный сохраняются перед многоточием, при этом многоточие после них уже делается двумя точками.

В сочетании знаков препинания промежуток между знаками не делают. Исключением является знак тире. Знак тире во всех сочетаниях знаков препинания отделяют с двух сторон промежутком.

При сочетании запятой и тире сначала ставят запятую, а затем тире. Промежуток между запятой и тире обязателен. Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие в сочетании с кавычками ставятся только после кавычек. Промежутков между ними и кавычками не делают.

Запятая, точка с запятой, двоеточие и тире ставятся только после закрывающейся скобки. После закрывающейся скобки, кавычек, которыми заканчивается предложение, ставится знак препинания, требуемый предложением в целом, независимо от того, какой знак может стоять перед закрывающейся скобкой или кавычками.

Знаки вопросительный, восклицательный и многоточие ставятся перед закрывающимися кавычками, если они относятся только к словам, заключенным в кавычки.

Правила переносов

В качестве знака переноса используется знак «дефис», который пишется слитно с непереносимой частью слова. Переносы слов, как правило, делают по слогам. Сложные слова переносят по составным частям. Нельзя разбивать переносом буквенные аббревиатуры, например, МВД, ГИБДД, ОРД и т.д. Нельзя разбивать переносом условные графические сокращение типа: т.д., и пр., и др. Нельзя переносить сокращенные обозначения мер, отрывая их от цифр, указывающих число измеряемых величин. Нельзя разбивать переносом знаки (№, % и др.) от цифр. Нельзя оставлять в конце строки открывающуюся скобку и открывающиеся кавычки.

Употребление прописных букв

С прописной буквы пишется:

·          первое слово текста;

·          первое слово после точки, многоточия, вопросительного и восклицательного знаков, заканчивающих предложение;

·          первое слово цитаты, приводимой и не с начала предложения, но начинающее собой предложение;

·          первое слово рубрик перечисления, если у цифр или литер, которыми рубрики обозначены, стоит точка;

·          имена, отчества, фамилии, прозвища, клички, псевдонимы;

·          собственные географические названия;

·          первое слово названия станций метро, все название заключается в кавычки;

·          первое слово в названиях праздников и знаменательных дат;

·          первое слово в названии научных учреждений, учебных заведений, промышленных и торговых предприятий.

·          первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов;

·          все слова в официальных названиях государств.

·          все слова, кроме родовых обозначений, в названиях улиц, переулков, площадей и т.д.;

·          все слова, кроме родовых обозначений, в названии железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов;

·          каждая часть в сложных фамилиях, пишущихся через дефис.

Числа

Многозначные целые числа разбивают на группы (по три цифры) справа налево, начиная с четырехзначных. Например: 465 697, 46 395 305. Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается, цифры разбиваются пробелом.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номера в марках машин и механизмов. Например: № 5748493903.

Для обозначения буквенно-цифровой формы чисел рекомендуется сокращать следующим образом: 20 млрд, 12 млн, 564 тыс. В конце сокращения млрд, млн точка не ставится.

Дробные числа пишутся через косую черту. Например: 4/5. Десятичные дроби, как и целые числа, делятся пробелами на группы по три знака в каждой, но после запятой в обратном направлении по сравнению с целыми числами. Например: 64,476 385.

Для обозначения диапазона значений используют многоточие «...» и предлоги от и до.

Номера телефонов отделяются пробелом. Например: 354 56 57. Двойные номера домов пишутся через косую черту. Например: ул. Горького 71/70. Литерные номера домов пишутся слитно с номером. Например: Пушкинский пер., д. 7а.

Количественные числительные в документах предпочтительно писать в цифровой форме. Например: Сбор состоится в 14 часов. Хорошим тоном делопроизводства является обозначение числительных от одного до десяти в буквенной форме.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, имеют падежные окончания, которые пишутся через дефис. Например: 3-я линия, 5-й этаж.

Для письма римских чисел используют прописные буквы:

П – два;

Ш – три;

У – пять;

Х – десять;

Л – пятьдесят;

С – сто;

Д – пятьсот;

М - тысяча.

Остальные римские цифры составляют путем комбинаций.

Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис.

Сокращения

Сокращения слов, применяемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.

Отдельные слова, если они стоят при именах собственных или цифровых величинах, сокращают одной буквой с точкой или несколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть удвоенное однобуквенное графическое сокращение пишется слитно, а точку ставят только в конце.

Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними.

После сокращенных слов с точкой рекомендуется не делать промежутков, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово.

Самостоятельные графические сокращения употребляются в любом контексте, независимо от того, с какими словами они соседствуют. Например: и др. - и другие, и т.д. - и так далее.

Общепринятые буквенные аббревиатуры, состоящие из начальных букв, входящих в название, не склоняются и пишутся прописными буквами без кавычек и точек. Буквенные аббревиатуры - марки машин и механизмов - при сочетании с цифрами пишутся слитно, если цифры предшествуют аббревиатуре (5ЗК), или через дефис, если следуют за ней (ЗИЛ-131).

Буквенная аббревиатура, которая обозначает нарицательное название, но по правилам пишется прописными буквами, в составе сокращения смешанной формы сохраняет написание прописными буквами. Например: ВНИИспецтехники.

Письмо текста

При оформлении документов машинописным способом ГОСТ предусматривает следующие поля:

·          левое поле - 20 мм;

·          правое поле - 10 мм;

·          верхнее поле - 20 мм;

·          нижнее поле – 20 мм.

При оформлении документов машинописным способом Инструкция предусматривает следующие поля:

·          левое поле - 30 мм;

Страницы: 1, 2, 3, 4