Реферат: Основные понятия делопроизводства 2007

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

Вопрос № 2: Порядок подготовки и оформления документов

При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.

Требования к содержанию документа

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1.         Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

2.         Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

3.         Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

4.         Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

5.         Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

6.         Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

7.         Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

8.         В документе не должно быть помарок и исправлений.

Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

·     нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

·     точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

·     краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;

·     употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);

·     ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

·     использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

·     безличный характер изложения текста;

·     употребление специальных терминов;

·     использование сокращенных слов;

·     использование универсальных слов с неопределенным значением;

·     исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

·     исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Бланки документов

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.

Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6_30-2003. Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

·          общий бланк;

·          бланк письма;

·          бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

·          государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

·          наименование организации;

·          дата документа;

·          место составления или издания документа.

Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды оперативно-распорядительной документации являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

·          государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

·          код организации;

·          основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

·          идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

·          наименование организации;

·          справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

·          государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

·          наименование организации;

·          наименование вида документа;

·          место составления или издания документа.

И при необходимости, бланк конкретного вида документа, кроме письма включает в себя ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

Страницы: 1, 2, 3, 4