Реферат: Организация документооборота

Рисунок 5 – «Примерная форма сводки итого контроля».

Наиболее характерные причины несвоевременного исполнения документов:

·  слишком высокая степень централизации полномочий;

·  перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;

·  недисциплинированность работников;

·  установленные нереальные сроки исполнения;

·  неэффективная система организации документооборота.

Причины нарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизации подготовки документов и документооборота.

Технология контроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционной картонной формах регистрации состоит в:

·  постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле — «К»;

·  направлении карточки контролируемого документа исполнителю;

·  формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;

·  устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документов;

·  получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;

·  снятии документа с контроля (с типовыми сроками – самостоятельно, с индивидуальными – по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа);

·  составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.

В САДД под не ним документа автоматизирован.

При введении в РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюции выделяются определенным визуальным признаком.

Система позволяет автоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.

Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими срока ми исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.

Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме “on line” оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.

6. РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Конституция Российской Федерации (ст. 29. п. I) гарантирует гражданам право на доступ к информации. Однако федеральным законодательством, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа к информации, составляющей государственную тайну или представляющей собой сведения конфиденциального характера (30). К сведениям конфиденциального характера относят.

• персональные данные (личная и семейная тайна);

• данные предварительного расследования и судопроизводства (тайна следствия);

• служебную тайну (служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти);

• сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, банковская, нотариальная, адвокатская тайна также тайна переписки, телефонных net отправлений, телеграфных или иных сообщений);

• коммерческую тайну;

• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них и другая интеллектуальная собственность.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей этой информации и охраной ее конфиденциальности.

В ст. 3 закона коммерческая тайна определена как «конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение! на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

К информации, составляющей коммерческую тайну, может быть отнесена научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау);

• которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

• к которой нет свободного доступа на законном основании;

• в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Таким образом, организация, обладатель коммерческой тайны, обязана ограничить доступ к этой информации и установить специальный режим ее использования и хранения — режим коммерческой тайны.

Закон ограничивает введение этого режима при осуществлении предпринимательской деятельности на определенные категории сведений, например:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица или документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, влияющих на безопасность работы предприятия, безопасность граждан и населения в целом;

• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда и о наличии свободных рабочих мест;

• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Для установления режима коммерческой тайны на предприятии:

·  составляют перечень информации, содержащей коммерческую тайну;

·  вводят ограничение доступа к этой информации (устанавливают порядок обращения с этой информацией и контролируют его соблюдение);

·  проводят учет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации и (или) лиц, которым такая информация была передана;

·  регулируют использование конфиденциальной информации: с работниками предприятия – на основании трудовых договоров, с контрагентами – на основании гражданско-правовых договоров;

·  на содержащие коммерческую тайну документы наносят гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения).

Перечень информации, составляющей коммерческую тайну предприятии, вводит в действие приказ руководителя предприятия. На основании этого перечня составляют список конкретных документов, требующих простановки на них грифа «Коммерческая тайна» и более строгих правил работы. Должно быть установлено, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф ограничения доступа.

Перечень конфиденциальной информации может включать с пелен и я:

• о структуре производства, производственных мощностях, запасах сырья, материалов и готовой продукции;

• о применяемых оригинальных методах управления предприятием;

• о планах расширения или свертывай производстве;

• о целях, повестке дня, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятии;

• о целях, задачах, тактике и результатах переговоров с деловыми партнерами;

• об условиях коммерческих контрактов, платежей и услуг,

• о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.

Порядок работы с конфиденциальной информацией предприятия регламентирует Инструкция по работе с документами, содержащими коммерческую тайну. В инструкции устанавливаются правила и описываются технологии работы с конфиденциальной информацией на всех видах носителей. При использовании электронных документов и автоматизированных технологий предпринимают дополнительные меры по защите документов от их несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

Учитывать и хранить документы, содержащие коммерческую тайну, необходимо обособленно и централизованно, обеспечивая:

·  регистрацию факта поступления или издания документа;

·  фиксацию всех перемещений документа в процессе его рассмотрения, исполнения и использования;

·  справочно-информационную и контрольную работы по документам;

·  предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельные листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Каждый работник, имеющий доступ к информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, должен быть под расписку ознакомлен с перечнем этой информации, установленным на предприятии режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение.

Если сведения, составляющие коммерческую тайну, ее обладатель передает своим контрагентам, то в договоре между ними должны быть определены условия охраны конфиденциальности информации, в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора. В договоре обязательно указывают обязанность контрагента возместить убытки при разглашении им этой информации вопреки договору.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1)  Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с. – (Высшее образование).

2)  Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. – Москва: Омега –Л, 2007. – 239 с.

3)  Татарников М.А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. – М.:ИНФРА-М, 2006. – 208 с.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6