Реферат: Организация документооборота
Реферат: Организация документооборота
ФЕДЕРАЛЬНОЕ
АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ
Государственное
образовательное учреждение
высшего
профессионального образования
«КУБАНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Реферат
Организация
документооборота
Краснодар 2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1.
Характеристики и принципы организации документооборота
2.
Движение входящих, исходящих
и внутренних документов
2.1
Входящие
документы
2.2
Исходящие и внутренние документы
3.
Регистрация документов
3.1
Регистрационные формы
4.
Информационно-справочная работа
5.
Контроль исполнения документов
6.
Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с
документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение
документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот
учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение
документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения
исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все
документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и
нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы;
документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или
документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и
т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих
определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой
документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается
количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение
определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота –
важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора
организации важный организационной формы
делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам
учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других
вопросов.
1.
ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Термин
«документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг.
В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и
делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации
документооборота к середине 1970-х гг. были
сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот
– это движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки.
Организация
документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и
обработки документов в организации, касающихся:
·
последовательности
перемещений документов;
·
выполнения
операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на
исполнение, организации исполнения, отправки);
·
технологической
обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за
сроками исполнения).
В
соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
·
оперативность
движения документов;
·
обеспечение
единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
·
исключение
инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой
необходимостью.
Сформулированные
более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны
перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и,
желательно, без возвратных перемещений.
Для
этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с
последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и
технологий обработки документов.
Документооборот
— технологический процесс, который характеризуется качественными и
количественными параметрами.
К
качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
·
разделение
его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и
порядку обработки документов;
·
особенности
маршрутов движения определенных групп документов.
По
отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий
документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток
(документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы,
при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их
организации).
Маршрут движения
документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или
создания до отправки или подшивки в дело.
Оптимизируют маршруты
движения документов на основе организационных документов: устава, положения об
организационно-функциональной структуре, положений о структурных
подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных
инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.
В
результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов
(входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и
т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения с
создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны
соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих
особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания,
утверждения и т.д.).
Схемы
движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства
(общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий
документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних
документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы,
акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в
организации, где есть служба документационного обеспечения управления,
например, канцелярия, показано на рисунке 1.
На
рисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающие
документы изображены прямыми линиями, а внутренние документы – линиями из
точек.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6 |