Курсовая работа: Принципы и критерии оценки ценности документов

Вышеперечисленные рекомендации нельзя назвать исчерпывающими, поскольку существенный отпечаток на состав особо ценных документов накладывает специфика отрасли, в которой работает ваша организация. Указанные положения следует заложить в основу разработки критериев, применяемых в работе по экспертизе ценности и определения перечня особо ценных документов вашей организации[9].

3. Отбор документов на хранение

3.1 Принципы отбора документов на хранение

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации»[10]. Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности[11].

Принцип историзма в настоящее время признается основным, предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта, т.е совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п.. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение.

В современной архивоведческой литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов – системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) – с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в "разном освещении" – в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника»[26]. В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты[12].

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, – все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида»[13]. Но если строго придерживаться принципов экспертизы ценности, не приведет ли рассмотрение роли и значения электронных документов в системе управления, и вообще в современной жизни, к пересмотру критериев ценности и методов их применения?

Заключение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.

Список источников и литературы

1.  Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2.  Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

3.  ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

4.  Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2). М.:Росархив, 1995

5.  Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения.

6.  Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2001.

7.  Журнал «Вестник архивиста». 2007. № 3

8.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

9.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002.

10.  Справочник секретаря и офис-менеджера № 10 от 2007 г.

Приложение 1

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____________________ году в организации

Наименование должности

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8