Курсовая работа: Принципы и критерии оценки ценности документов
Порядок хранения документов в организации происходит
следующим образом. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и
прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Обложка дела постоянного,
временного хранения и по личному составу составляется и оформляется по
установленной форме, в которой указываются наименование организации,
структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела по
годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
Для обеспечения комплектования архива в организации на
все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного хранения и по
личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный
для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри
фонда и учета дел[5].
Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает
состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел),
классификационную закрепляет систематизацию дел внутри фонда. Архивная опись
состоит из двух частей: собственно описи, то есть перечня дел и справочного
аппарата к описи. Опись документов состоит из описательных статей. Описательная
статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и
состоит из следующих элементов: порядкового номера, делопроизводственного
индекса заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа, крайних дат
документов в деле, количества листов в деле, примечаний.
Подготовка документов к последующему хранению и
использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и
включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и
описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив
организации.
Процесс изучения документов на основании принципов и
критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их
на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Задачи
экспертизы ценности следующие: первая - отбор наиболее ценных документов из
ведомственных в государственные архивы на постоянное хранение и определение
профильности документов тому или иному государственному архиву. Вторая задача -
определение сроков хранения документов, информация в которых может быть
использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от
установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две
группы: для долговременного хранения и для временного хранения. Третья задача -
обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных
документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов
однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая
задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в
делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве
решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры
дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда
учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в
государственный архив.
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд
Российской Федерации.
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в
ведомственном и государственном архивах. После оперативной работы с документами
дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный
архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок
хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в
ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном
подразделении. В процессе передачи на архивное хранение документов необходимо
проверить: правильность формирования и оформления дел, соответствие количества
дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с
номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление
соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы
формирования дел отражены в их заголовках, которые закреплены в номенклатуре
дел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, подлежат в
структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело
должно быть переплетено и подшито, листы должны быть пронумерованы, причем
нумерация должна скреплена заверительной подписью в конце дела, где указывается
общее количество листов. Обложка должна быть правильно оформлена, то есть
содержать название учреждения и структурного подразделения,
делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок
хранения дела, количество листов в деле.
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи –
очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного
хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой дел, об этом
следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до
75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых вопросов граждан,
поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы[6].
2. Оценка ценности документов
2.1 Основные критерии экспертизы
ценности
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного
применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей
документов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных
признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых
критериев.
Возможность и длительность использования документов
предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы
состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут
обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой
информацией.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов
состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное,
научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное
хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не
представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое
значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной
ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма,
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их
происхождение, содержание и внешние особенности.
Критериями оценки происхождения являются: роль и место
организации в системе государственного управления, значимость выполняемых
функций, время и место образования документов. Критерий происхождения позволяет
разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых
имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и
местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения,
органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и
фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения.
Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому
назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное
значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так
как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих
организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в
вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам
вышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организации
вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций
имеют значение только для практической работы.
Критерии оценки содержания — значимость события,
отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее
повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность
документа. К критериям содержания относятся:
• значимость отраженных в документах событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в
других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.
Наиболее полно основную деятельность организации
отражают:
• организационно-учредительные и распорядительные
документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также
годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную
роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую
основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в
распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа
документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное
справочное значение, например значительная часть документов по личному составу.
Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение
через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и
бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и
многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 |