Курсовая работа: Офіс кожного дня

Ми усі інколи робимо випадкові помилки, передаючи без усякого наміру інформацію, яку ми отримали як конфіденційну (те, що називається «злетіло з язика»). Найкраще, що можна зробити у подібній ситуації, – вірити, що ця обмовка буде розцінена вашими колегами, начальством, партнерами саме так (як прикра помилка, а не застаріла звичка), і намагатися не допускати подібного у майбутньому.

Сучасні технології значно полегшують роботу і взаємні контакти бізнесменів. Водночас сучасні технології полегшують бажаючим можливість використати конфіденційну інформацію, якою володіє ваша фірма, компанія чи організація. Ось чому інформаційна безпека є невід'ємною складовою ділового етикету. Врешті-решт, що може бути більш неввічливим, ніж створення можливості для того, щоб конфіденційні матеріали вашої компанії попали в чужі руки?

Багато компаній мають конкретно визначені, чіткі правила збереження офісних матеріалів та їх безпеки. Якщо ви не знаєте, якою є політика вашої opганізації у цій сфері, запитайте у своїх колег, начальника. І ніколи-ніколи не залишайте комп'ютерні диски біля ксерокса чи у кімнаті/куточку відпочинку біля кавоварки!

Наведені додаткові зауваження допоможуть вам краще забезпечувати інформаційну безпеку вашого офісу, фірми чи компанії:

– Працюючи з представниками інших організацій, переконайтесь у тому, що обсяг інформації щодо діяльності вашої фірми, яку ви надаєте діловим партнерам, не перевищує необхідного для виконання певного конкретного завдання.

– Якщо ви використовуєте конфіденційні матеріали під час ділової зустрічі, не виймайте їх заздалегідь, зробіть це у необхідний момент. Після використання зразу ж заховайте документи у портфель чи складіть їх у файл.

– Закінчивши роботу і збираючись додому, заховайте та закрийте усю важливу документацію. Якщо ви належите до людей, у яких хочеш-не хочеш завжди «гори» паперів навкруги, переконайтесь, що «гори», які лишаються без догляду, не містять ніякої конфіденційної інформації, а всі документи надійно сховані.

– Перекладаючи будь-куди конфіденційні матеріали, складіть їх у конверт чи папку. Якщо ви виходите з такими документами зі свого кабінету чи індивідуального робочого місця, вони мають знаходитися у вашому закритому портфелі.

– Якщо за певних умов ви змушені відправити конфіденційні матеріали поштою, складіть їх у конверт з позначкою «Конфіденційно», а після того покладіть цей закритий спеціальною печаткою конверт у інший, який також має відповідну позначку. У такий спосіб ніхто не зможе зробити вигляд, що не бачив попередження.

– Ніколи не викидайте конфіденційні матеріали у смітник. Знищуйте їх.

Очевидно, що відповідні співробітники вашої фірми стежать за безпекою документів, які існують в електронному вигляді, встановлюючи спеціальні коди, шифри, паролі і т. ін. Знайте усі існуючі у вашому офісі подібні засоби, безпомилково і постійно використовуйте їх.

Назвемо кілька можливих способів захистити конфіденційну інформацію, працюючи на комп'ютері:

– Якщо ви залишаєте свій робочий стіл хоч на хвилину, увімкніть економічну заставку та заблокуйте комп'ютер паролем. Якщо ви не знаєте, як це зробити, запитайте у співробітника, який відповідає за питання такого роду.

– Роздруковуючи інформацію з комп'ютера на принтері, яким крім вас користуються інші співробітники, зразу ж виймайте надруковане.

– Зберігайте комп'ютерні диски з конфіденційними документами та програмами у закритих шухлядах або сейфах.

– Вимикайте ваш комп'ютер на ніч.

– Нікому не давайте свої комп'ютерні диски.

– Не відправляйте ніяких конфіденційних матеріалів електронною поштою, якщо тільки ви не впевнені на 100 відсотків, що ваша система безпечна.

– Взявши портативний комп'ютер у ділову поїздку, не залишайте його без догляду ні в приміщенні фірми, куди ви приїхали, ні в готельному номері.

Висновки

В процесі виконання курсової роботи ми ознайомилися як треба себе вести в офісі, як треба зустрічати гостей, та їх випроваджувати, як проводити бесіду, який одяг треба одягати до візиту, обмінюватися бізнес-картками, робити перерви в бесідах та ін.

Література

1.  Sabath М. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. – Franklin Lakes, 1998.

2.  Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч, приёмов, презентаций. – Минск, 1994.

3.  Тимошенко Н.Л. Офіційний, дипломатичний протокол і політес: специфіка та взаємозв'язок // Політика і час. – 1997. – №5–6. – С. 76–79.

4.  Тимошенко Н.Л. Вітання та рекомендування // Політика і час. – 1998. – №10. – С. 66–67.

5.  Тимошенко Н.Л. Візитні картки // Політика і час. – 1999. – №1. – С. 77–79.