Учебное пособие: Документационное обеспечение управления

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывает председатель и секретарь.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола относящего к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Справочно-информационные документы

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.

Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.

Формуляр-образец акта состоит из следующих реквизитов:

-  наименование министерства или ведомства;

-  наименование организации;

-  наименование структурного подразделения (если необходимо);

-  наименование вида документа (акт);

– дата (актируемого события, проставляется при составлении акта
независимо от того, когда он подписан);