Учебное пособие: Документационное обеспечение управления
Учебное пособие: Документационное обеспечение управления
Основные понятия документационного обеспечения управления
(делопроизводство)
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это
специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении,
оформлении документов, их обработке и хранении.
Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка,
учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов
для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин
документационное обеспечение управления (ДОУ^)
Документирование – это процесс создания и оформления докумета.
Организация работы с документами это обеспечение движения документов в
аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется
государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В
технологию работы с документами 'входит:
•
прием
и первичная обработка документов;
•
их
предварительное рассмотрение и распределение;
•
регистрация
документов;
•
контроль
исполнения документов;
•
информационно-справочная
работа;
•
исполнение
документов;
•
их
отправка;
•
систематизация
(формирование дел) и текущее хранение
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает
запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения', контроль исполнения документов – совокупность
действий, обеспечивающих их своевременное исполнение', формирование дела – группирование
исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел
(систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация
документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по
рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. 'Информация тождественна
понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен
следующий термин:
«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите
информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
/ Документ – – это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального
документа.
Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими
лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различных
распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных
планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской,
оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в
письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии
с их назначением как средства:
• • регламентации деятельности (уставы, положения,
регламенты, правила, инструкции и др.);
•
распорядительной
деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
•
накопления
и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и
др.).
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и
придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» – доказательство,
свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется
понятием «юридическая сила документа»
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностные
лица, выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные
правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся:
наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать,
грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по с т.е.
пени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом
или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он
может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст
которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его
достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр
документа, обладающий юридической силой.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным
образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и
составляющих системы документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых
требований к их оформлению.
Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной
документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные
документы как письменные документы, в которых фиксируются решения
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
Основным направлением совершенствования документации является
унификация и стандартизация.
Стандартизация – это процесс установления и применения
стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за
исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как
нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований
к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой
системе, форме, единообразию».
Унифицированная система документации (УСД) – система документации,
созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в
определенной
сфере деятельности.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны
для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо
от их подчинения и формы собственности.
Современное государственное регулирование делопроизводства
Законодательное регулирование делопроизводства
В настоящее время регламентация документирования, организации и
технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких
направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка
нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации,
информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования
информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные
ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие
при создании и использовании информационных технологий, установил
обязательность предоставления информации государственным органам.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что
бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и
документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9)
определил правила оформления первичных учетных документов. В ней
подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны
оформляться оправдательными документами. Об обязательности документирования
говорится и в других, законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской
Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но
и ее документирования.
регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в
Правилах, документ не вступает в силу.
Законодательными актами Российской Федерации регулируются
требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи
(почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите
информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам
официальности (юридической силы).
Страницы: 1, 2, 3, 4 |