Реферат: Документоведение
Нельзя не сказать и о
связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб
документационного обеспечения управления невозможна без определения их
экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых
и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления
соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем
документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы,
непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества,
как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая,
внешнеторговая, банковская, финансовая.
Традиционно прочными
являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией
управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное
отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В.С.Мингалёвым
даже сформулирован “наиболее общий закон документоведения”, суть которого
заключается в “соответствии содержания документации функциям управления”. В
свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует
совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности,
поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с
документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 %
рабочего времени.
Появление и успешное
развитие в последние годы новой научной дисциплины – информационного
менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих
проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более
того, некоторые авторы (М.В.Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб
документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.
Документоведение испытывает
также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология
управления и делового общения.
В документоведении
достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с
целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в
процессе редактирования служебных документов.
Особо следует
остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное
наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и
активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине
20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание
документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в
цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось
самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная
информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование,
информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими
науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно
решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей,
потреблением, хранением документированной информации.
Для решения некоторых
своих проблем документоведение широко использует достижения в области
технических и естественных наук, поскольку документ является материальным
объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими
свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со
средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием
сложной современной оргтехники.
Тесная связь
документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными
дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований,
т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы
разделяются на общенаучные и специальные, частные. К числу общенаучных
относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук:
¨
системный метод;
¨
метод
моделирования;
¨
функциональный
метод;
¨
анализ;
¨
синтез;
¨
сравнение;
¨
классификация;
¨
обобщение;
¨
восхождение от
абстрактного к конкретному и др.
Некоторые из
перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В
частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое,
математическое, натурное (физическое). Причём большинство из этих
разновидностей применяется и в документоведении.
С общенаучными тесно
связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и
ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой
науками. К специальным методам в документоведении относятся:
ü методы унификации и стандартизации
документов;
ü метод формулярного анализа;
ü метод однократности в
документировании и делопроизводственных операциях;
ü метод экспертизы ценности
документов.
3.
История в документоведении
Источниками в документоведческих исследованиях могут
выступать практически любые документы, системы документации и комплексы
документов. На их основе можно получить определённое представление об уровне
работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной
культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют всё же те документы, в
которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п.,
регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с
документами. Это прежде всего законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы,
инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для
проведения теоретических исследований, для совершенствования практики
документационного обеспечения управления и определения основных тенденций
развития документационных процессов.
Документоведческие источники можно классифицировать по
нескольким основаниям:
Ø по хронологии (источники
дореволюционного, советского, постсоветского периодов);
Ø по отношению к определённой
информационной среде (ретроспективной, оперативной или перспективной);
Ø источники “в обычае” и
источники “в законе” (Н.В.Варадинов) и т.д.
Поскольку документоведение, как уже отмечалось, вырастало
из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его
развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере
осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных
законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить
прежде всего историю становления документоведения, можно разделить на две
большие группы: это, во-первых, документы, которые вышли непосредственно из
делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила,
отражающие традиции делопроизводства; во-вторых, разного рода правовые акты, на
протяжении нескольких столетий законодательно регламентировавшие работу с
документами.
К первой группе источников, в которых аккумулирован
богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в
частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов
(так называемые “письмовники”). Широкое распространение в нашей стране
они получили в 18-19 веках. Их предшественниками были “формулярники”, известные
на Западе уже в 7 веке, а в России – в первой трети 16 столетия (в частности,
формулярники московской митрополичьей кафедры). К настоящему времени известно
более 100 таких сборников.
В “письмовниках” регламентировались состав, форма и
содержание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из
первых ещё в 1765 г. появилось “Наставление как сочинять и писать всякие письма
к разным особам”. Два десятилетия спустя был издан “Письмовник, содержащий
разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения,
расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму
купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные”
(СПб, 1788). “Письмовники” нередко достигали значительных объёмов. К примеру,
имеющееся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета “Руководство для
составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения” В.Максимова
(М., 1913) содержит более 2000 тыс. страниц.
К другой группе относятся источники, представляющие собой
законодательно закреплённые правила и нормы работы с документами. Их появление
отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром 1,
утвердившим в 1720 г. “Генеральный регламент16”.
В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная
деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности
сотрудников и т.д.
К числу важных источников, наряду с “Генеральным
регламентом”, относятся также разработанные в петровские времена “генеральные
формуляры” - образцы документов; “Учреждение для управления губерний”, изданное
в 1775 г. Екатериной Второй; “Общее учреждение министерств”, появившееся в1811
г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное
делопроизводство на разных уровнях государственного управления.
Значительный интерес представляют документоведческие
источники периода революции и Гражданской войны (1917-1922 гг.). Они имели свою
специфику, хотя в основе работы с документами, особенно на территории Белой
России, лежали тогда главным образом законодательные акты и традиции
дореволюционного делопроизводства.
Большое количество источников оставил после себя
советский период российской истории. Уже в первые месяцы после прихода к власти
большевиков был подписан декрет Совнаркома “О порядке утверждения и
опубликования законов”, принято постановление СНК “О форме бланков
государственных учреждений”. Эти и другие подобного рода документы впоследствии
вошли в учебное пособие “Сборник законодательных актов по делопроизводству
(1917-1970)” (М., 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий
существования советской власти стали “Основные положения Единой государственной
системы делопроизводства” (1973), утверждённая в 1988 г. “Государственная система документационного обеспечения управления”, общесоюзные
классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой
документации – ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др.
Страницы: 1, 2, 3, 4 |