Курсовая работа: Документационное обеспечение управления
В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует
секретарь руководителя.
После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником
службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание
отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем
проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.
2.6 Контроль и исполнение документов и поручений
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения
включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения
документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и
ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных
документов осуществляется по поручению руководства организации специальной
службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п.,
или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем
документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется
по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других
организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в
Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р
председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются
руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в
резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в
следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные
распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения
заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам
и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты
исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на
экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения
используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
·
формирование
картотеки контролируемых документов;
·
направление
карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
·
выяснение в структурном подразделении
фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
·
напоминание
подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
·
получение информации о ходе и
результатах исполнения;
·
запись хода и результатов исполнения
в карточке контролируемого документа;
·
регулярное информирование
руководителей о состоянии и результатах исполнения;
·
сообщение о ходе и результате
исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных
органов;
·
снятие документов
с контроля по указанию руководителей;
·
формирование
картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)
систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам
документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока
в следующем порядке:
1. Заданий последующих лет не реже одного раза в год 2. Заданий последующих месяцев текущего года не реже одного
раза в месяц 3. Заданий, поручений текущего месяца каждые
десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с
последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом
отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После
исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и
содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль
исполнения документов ведется на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за
документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения
документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в
месяц.
Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии
с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или
децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются
лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в
организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой
документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
·
Помещать в дело
только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
·
Помещать вместе
все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса;
·
Посещать
приложения вместе с основными документами;
·
Группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
·
Раздельно
группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
·
Помещать в дело
машинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Номенклатура
дел это систематизированный перечень
заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного
распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и
учета дел. Она является классификационным справочником и используется при
построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры
дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.
Типовая
номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и
структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой
индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура
дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру
деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит
рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами
документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их
руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры
согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства
(ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую
распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат
согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура для
организации составляется службой документационного обеспечения на основе
номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации,
предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают
на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел
согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться
типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с
указанными в них сроками хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные
и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру,
должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения
(по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в
пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс
проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам,
печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры
дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления
(ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий
используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел
и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура
дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и
структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется,
утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января
следующего года.
В течение
года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о
включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о
категориях и количестве заведенных дел.
3.1 Формирование дел
При хранении
документы группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и
информацию. Эта работа носит название «формирование дел», т.к. основной
единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело,
небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях данных –
файл данных.
Работа по
формированию дел состоит из следующих операций:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 |