Курсовая работа: Документационное обеспечение управления
-
распределение исполнительных документов по делам;
-
расположение документов внутри дела;
- оформление
обложки дела;
При
формировании документов в дела используются номинальный признак заведения дел,
т.е.основанием для группировки документов служит название разновидности
документа, например: приказы, справки и т.д.; авторский признак (группировка в
дела документов одного автора – Владимирский политехнический колледж) и
хронологический признак (группировка документов за какой-либо определенный
период времени, обычно одного календарного года, кроме личных дел, которые
ведутся на всем протяжение периода времени работы сотрудника на предприятии),
например: «Владимирский политехнический колледж. Приказы по личному составу за
2006 год».
В дела должны
помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют
заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных
актов.
При
формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- документы
постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела
раздельно;
- подлинники
отделять от копий;
- включать в
дело по одному экземпляру каждого документа.
Допускается
временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если
они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения
вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело не
включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты
(проекты) документы их копии. Исключительно составляют черновые материалы,
которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному
материалу.
От выбранной
последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска
необходимых документов, а так же раскрытие хода и полноты решения вопросов.
Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической
последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более
поздними датами.
Документы
могут располагаться и в алфавитной последовательности. Каждая группа документов
отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику
формирования их в дела.
Дело должно
содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы,
помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – завершительную
надпись, отметку «В дело №…».
Хранение
исполнительных документов осуществляется в специальных папках различных
конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства
документов, но белее приемлемы для документов кратковременных сроков хранения,
т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической
последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху),
а более ранний – в конце (снизу).
Для
документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать
папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются
дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются
снизу подшитых документов.
Это дает
возможность группировать документы в дело в прямой хронологической
последовательности.
Основные
задачи, которые ставятся при оформлении дел:
Ø
Максимально
возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при
необходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять один
или несколько листов из подшитого дела на время;
Ø
Обеспечение учета
количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после
каждого обращения к нему;
Ø
Создание
справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для
быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при
пролистывании.
В
соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие
дело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным
стандартом обложку.
Особо ценные
документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается)
хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.
Поскольку на
хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, -
бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и
др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.
Заголовок
дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их
поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению
– четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документов
дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования.
Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
- название
документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (дело,
документы);
- автор
документа (название организации, структурного подразделения);
-
корреспондент (название организации, которой адресуется и от которой получают
документы);
- вопрос или
краткое содержание документов дела;
- название
местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты
(период), к которым относятся документы дела;
- указание на
копийность дела.
Состав
элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Систематизация
конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем
требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого
доступа.
Вместе с тем
задачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и ведения дел
с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только
сферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, но
и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел,
массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов
в процессе хранения и использования.
Дела с
конфиденциальными документами всегда формируются централизовано в отделе
кадров. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников
организации не разрешается.
При
формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться
разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным
сведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документа
в дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнять
инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.
Конфиденциальные
не подшитые документы должны храниться у работника отдела кадров в папках, на
которых указывается их целевое значение: фамилии сотрудников организации,
которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур
и операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь опись
находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы
в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.
Технологическая
схема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформление
дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачи
законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников.
Особенности
процедуры оформления дела при его заведении являются:
- оформление
обложки дела с указанием грифа конфиденциальности;
- оформление
списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
- оформление
корточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);
- подшивка в
дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
- внесение в
номенклатуру отметки о заведении дела.
Внутренняя
опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы,
выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие
графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или
утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих
расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед
документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются
сохранность документов и их комплектность.
Особенностями
процедуры оформления дела при его формировании являются:
-
проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о
периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа
(если такая отметка или дата ранее отсутствовала);
- внесение
данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
- нумерация
листов документа в деле;
- при
необходимости внесения изменений в реквизиты обложки дела;
- подшивка
документа в дело (прошнурование листов документов), проверка правильности
нумерации листов;
- внесение
отметки о подшивке в учетную карточку документа;
- проверка
правильности подшивки документа;
- возвращение
учетной карточки документа на соответствующую картотеку.
В дело
подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в
опись перед его подшивкой в дело.
Особенности
процедуры оформления дел при его закрытие:
- подшивка и
оформление заверительного листа;
- оформление
итоговой записи во внутренней описи дела;
-
опечатывание концов шнурка на заверительном листе;
- внесение
итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
-
проставление отметки о закрытие дела в номенклатуре дел;
- при
необходимости – внесение дела в инвентарную опись законченных дел, карточек,
журналов;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 |