Курсовая работа: Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002

Windows предлагает пользователям графические средства, идеально подходящие для применения графического бланка запроса в системах управления базами данных.

Создание первого реального запроса

К данным, содержащимся в таблицах, применялась сортировка в заданном порядке и фильтрование по указанному условию отбора. Однако диалоговое окно запроса в режиме конструктора обеспечивает большую гибкость, чем окно фильтра, поскольку позволяет выбирать поля, появляющиеся в итоговом наборе данных запроса. Кроме того, объединяя основную и связанную таблицы, можно создавать более сложные запросы.

В данной главе рассматривается применение бланка запроса.

Чтобы создать простой запрос:

1. Щелкните на кнопке со стрелкой возле кнопки Новый объект панели инструментов База данных и выберите в раскрывающемся списке команду Запрос. Можно также щелкнуть во вкладке Запросы окна базы данных, затем — на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос. Здесь можно выбрать самостоятельное создание запроса (в режиме Конструктор) либо применить один из мастеров создания специализированных запросов. Выделите пункт Конструктор и щелкните на кнопке ОК, чтобы отобразить окно запроса в режиме конструктора.

Поверх окна запроса в режиме конструктора появится окно Добавление таблицы. Вкладки диалогового окна Добавление таблицы позволяют выбрать все существующие таблицы или запросы, или их комбинацию. Новый запрос можно создать на основе одной или нескольких созданных таблиц или запросов.

2. В данном примере для создания запроса применяются только таблицы, поэтому оставайтесь в открывшейся по умолчанию вкладке Таблицы. Выделите таблицу Арендная плата и щелкните на кнопке Добавить. Чтобы включить таблицу в запрос, можно также дважды щелкнуть на ней. Запрос можно создать на основе нескольких таблиц, выбирая в списке имена этих таблиц и повторно щелкая на кнопке Добавить. Однако этот пример ограничивается одной таблицей. Щелкните на кнопке Закрыть. Диалоговое окно Добавление таблицы закроется.

В верхней области окна Добавление таблицы отобразится список полей таблицы Арендная плата, а в нижней области окна — пустой бланк запроса. Список полей содержит имена всех полей таблицы Арендная плата.

По умолчанию в окне запроса в режиме конструктора создается запрос на выборку, возвращающий отобранные данные из таблиц или итоговый набор данных других запросов на выборку. Также по умолчанию в этом режиме первому создаваемому (но еще не сохранявшемуся) запросу Access присваивает имя Запрос 1. Имя запросу можно присвоить при сохранении. Для последующих запросов, после сохранения первого из них, Access предлагает использовать для сохранения стандартные имена Запрос 2, Запрос 3 и т.д.

Выбор полей для запроса

После выбора таблицы в диалоговом окне Добавление таблицы, выберите поля, включаемые в запрос. Создаваемый запрос предназначен для создания списка предпочтений покупателей, в него следует включить поля, необходимые для записи персональных мнений.

В первой строке любого графического бланка запроса содержатся имена всех полей, включенных в запрос. (Иногда имена полей называют заголовками полей, или названиями полей.) Следовательно, в первой строке создаваемого образца запроса должны находиться имена всех полей, составляющих почтовый адрес.

Чтобы выбрать поля для бланка запроса, выполните следующие действия.

1. После открытия диалогового окна запроса в режиме конструктора, курсор помещается в первом столбце строки Поле. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка в правом углу этой ячейки или нажмите клавишу F4 чтобы открыть список имен полей.

2. Щелкните на поле Название организации, чтобы выбрать его в качестве первого заголовка поля в запросе, либо выделите имя этого поля и нажмите клавишу <Еп1ег>. Список полей в нижней области окна закроется.

3. Переместите курсор во второй столбец, нажав клавишу <→> или <ТаЬ>. (Обратите внимание, кнопка раскрывающегося списка также перейдет во второй столбец.) Щелкните дважды на в списке имен полей таблицы, чтобы использовать Название как второе поле запроса. Дважды щелкнуть на имени поля в списке полей таблицы — еще один способ добавления полей в запрос Access.

В Access существует и третий способ добавления полей в запрос: метод ''перетащить и опустить". Чтобы применить его для вставки полей Название организации, прежде всего выделите эти поля в верхней части окна запроса. В списке полей таблицы Арендная плата щелкните на поле Арендная плата, затем нажмите клавишу <С1г1> или <Shift> и, удерживая ее нажатой, выделите поля Название организации и Вид автомата. Можно также после выделения поля Арендная плата, нажав клавишу < Shift>, дважды нажать клавишу < ↓ >. Теперь поля выделены.

5. Поместите указатель мыши на выделенные поля, щелкните и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Указатель мыши превратится в символ, условно представляющий имена трех выбранных полей. Перетащите его к третьему столбцу строки Поле бланка запроса и отпустите кнопку мыши.

Access добавит имена трех полей в запрос, начиная от столбца, на котором была отпущена кнопка мыши.

6. Теперь в бланке запроса отображаются несколько столбцов стандартной ширины. В данном запросе применяется семь полей, поэтому необходимо перетащить.границы окна запроса, чтобы отобразить дополнительно два пустых поля. Для уменьшения ширины столбцов можно переместить влево разделители полей. Чтобы отобразить два пустых поля, щелкните дважды на кнопке горизонтальной прокрутки вправо либо перетащите вправо бегунок полосы прокрутки.

7. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы перейти в режим выполнения запроса. Подождите некоторое время, пока Access выполнит запрос, основанный на таблице. Чтобы запустить запрос, можно также щелкнуть на кнопке Запуск панели инструментов Конструктор запросов.

Поскольку в бланке запроса в строку Условия отбора не введено никакого условия отбора, результат выполнения запроса в таблице Колбасные предпочтения отображает все записи.

Создание и применение форм

В Access формы служат для организации пользовательского интерфейса с таблицами данных. Многие задачи можно решить, просмотрев таблицы и результаты запросов в режиме таблицы. Например, можно расположить поля формы так, чтобы ввод и редактирование записи выполнялся слева направо и сверху вниз. Формы позволяют создать средства многовариантного выбора значений полей, в которых для представления допустимых значений применяются сокращенные кодовые обозначения. Правильно сконструированная форма ускоряет ввод данных и сводит до.минимума ошибки ввода оператора.

Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления, или объектами элементов управления. Элементы управления — это компоненты экрана и диалоговых окон как Access, так и прочих приложений Windows. Для ввода и редактирования данных применяют поля, для наименования полей применяют надписи (также называемые подписями), а для вставки рисунков — рамки объектов. В окне формы размещают элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц и для отображения статических данных — подписей и логотипов.

Типы форм

Содержимое и внешний вид формы зависит от ее назначения в конкретном приложении баз данных. Существует три типа приложений баз данных.

Приложения для обработки транзакций. Они предназначены для добавления в таблицы новых записей и редактирования существующих. Эти приложения требуют доступа (разрешения) на запись в таблицы, связанные с формами.

• Приложения для поддержки принятия решений. В таких приложениях информация предоставлена в виде графиков, таблиц или отдельных элементов данных. Возможность ввода или редактирования данных отсутствует. Эти приложения требуют доступ только для чтения таблиц, связанных с формами.

• Приложения поддержки баз данных. Они предназначены для выполнения административных функций, таких как создание баз данных или таблиц баз данных, контроль доступа к базе данных, защита данных с помощью пароля, периодическое уплотнение и копирование базы данных. Приложения поддержки баз данных требуют полного доступа ко всем объектам базы данных.

Формы — основные элементы приложений для обработки транзакций и поддержки принятия решений, описываемых в следующих разделах. Обычные операции поддержки баз данных не требуют применения форм, однако формы удобно использовать при вводе и просмотре записей.

Создание главной формы с помощью мастера форм

Создать форму и подчиненную форму проще всего с помощью мастера форм Access. Он позволяет создавать формы (с подчиненными формами и без них), содержащие поля из одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер форм создает основную структуру формы и добавляет элементы управления Поле для отображения и редактирования значений элементов данных.

Чтобы создать форму Клиент с помощью мастера форм, выполните следующие действия.

1. Выберите вкладку Формы окна базы данных, затем щелкните на кнопке Создать. Отобразится диалоговое окно Новая форма.

2. Выберите Мастер форм в списке диалогового окна Новая форма. Мастер форм позволяет создать как простую форму (без подчиненной формы), так и форму с данными, содержащую подчиненную форму. После выбора опции Конструктор открывается пустая форма в режиме конструктора, а после выбора одной из опций Автоформа— автоматически создаются формы с особой структурой: в столбец, ленточная и табличная. Щелкнув на опции Диаграмма, вы запустите мастер диаграмм, позволяющего вставить в форму диаграмму или график. Наконец, с помощью опции Сводная таблица можно ускорить создание формы на основе сводных таблиц Excel.

3. В раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новая форма перечисляются все существующие таблицы или запросы, доступные в качестве источника данных формы. Щелкните на стрелке, чтобы открыть список, затем выберите таблицу Клиент. Щелкните на кнопке ОК. Access отобразит первое диалоговое окно мастера Создание форм.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11