Курсовая работа: Методы управления документооборотом в организации
Самое
сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария,
который позволит перенести существующие в организации процессы на язык,
понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы
существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той
методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять
на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет
скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта,
дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками,
образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто
приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно
влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный
результат. В отличие от “графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой
вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто
документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за
правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных
ситуаций , в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных),
которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа,
методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие
ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым
привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить
процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные
особенности Action Workflow:
•методология
учитывает “человеческий фактор”;
•в
качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности
(роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;
•созданная
карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть
отправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос,
должно узнать о результате;
•четкая
система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции
отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору
определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на
подобное нарушение;
•на
рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли
производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете “сленг”,
на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;
•доступ
к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать,
кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса
(“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”); •поэтапность внедрения
(автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в
случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать
процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего
логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);
•система
имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.
Система
состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного
круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к
созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы
является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ
согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных
санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на
определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API,
посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих
процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю,
просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения
различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или
же получить список документов, которые отправили на обработку.
Продукт
AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить
карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли,
проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения
различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае
нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это
статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что
не позволит бизнес-процессу “уйти в никуда”.
Продукт
AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов,
существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс
либо по времени, либо по затратам.
Следует
отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей
можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля
исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в
друга, так и в уже действующие приложения.
Пакет электронного документооборота
Staffware
Интересными
представляются технологии организации электронного документооборота и
автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare,
работающей по технологии “клиент-сервер”.
Эта
среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
•поддержка
коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;
•динамическое
управление и контроль исполнения работ;
•интегрируемость
с разными приложениями под Windows и Unix; •использование различных платформ.
StaffWare
позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать
исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой,
StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный
ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту
информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами
DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on
Oracle и StaffWare on Infirmix.
Используя
строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного
документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре
организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.
Наращиваемость
системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых
процедур.
Структура
программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:
процедура::=
{шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат
- пользователь (группа)/роль/переменная
форма
- совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь
+ выполнение внешних процедур
действие
- направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии)
+ выполнение внешних процедур
В
StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий
маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система
электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare
представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и
пополняться.
Каждая
процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются
родителями, другие - потомками.
Отдельный
документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения
между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее
описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в
общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для
организации архива документов с целью быстрого поиска.
Документы-потомки
порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных
приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы,
процессоры мультимедиа и т.п.
Для
организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы
данных, удовлетворяющая следующим требованиям:
•поддержка
иерархического построения, включая распределение на различных серверах с
ограничением прав доступа;
•классификация
документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); •ведение истории
жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто,
когда и что делал с данным документом); •возможность получения информации о
других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или
порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;
•объединение
документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа
(аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в
архиве.
Наряду
с информационным моделированием должно проводиться и функциональное
моделирование для каждой процедуры документооборота.
В
заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной
автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск
структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и
координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки)
и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск
неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов,
реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой
деятельности.
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.bigmir.net/
|