Контрольная работа: Формы представления информации
Обычно ввод
чисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа в
ячейке отражаются в привычном виде. Если длина числа не превышает ширину
ячейки, то оно отображается в том виде, в котором вводится, если превышает, то
число будет выведено в экспоненциальной форме. Если значение числа превышает
допустимое по формату значение, то в ячейке выводится признак переполнения -
####. Изменить, стандартный формат можно на вкладке Вид команды Ячейки меню
Формат.
Ввод текста
аналогичен вводу числовых значений. Текст - это произвольная последовательность
символов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводе
длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке,
Excel способен вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но при этом текст все
равно будет храниться только в одной ячейке. При вводе текста в ячейку, которая
перекрыта содержимым другой ячейки, перекрывающий текст обрезается. В строке
формул при активизации ячейки с длинным текстом отображается весь хранящийся в
ней текст. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойным
щелчком на границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроится по
максимальной ширине значений в этом столбце. Облегчить чтение длинных текстовых
значений может также перенос текста. Этот режим позволяет вводить длинные
текстовые значения с переносом на следующие строки без наложения текста на
другие ячейки. При этом Excel увеличивает высоту строки, которая содержит
ячейку с дополнительными строками. Чтобы установить этот режим, следует
включить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание команды Ячейки
меню Формат.
Иногда
требуется ввести число со знаком «+» перед ним. При простом наборе «плюс число»
Excel воспримет ввводимое значение как числовое, и знак «+» опустит. Чтобы
заставить Excel обращаться со специальными символами, как с обычными, нужно
ввести числовой текст. Числовой текст может состоять из текста и чисел или
только из чисел. Если значение, вводимое в ячейку, будет состоять из текста и
чисел, оно будет интерпретироваться как текстовое. Для того чтобы создать
текстовое значение, состоящее целиком из числовых символов, следует начать ввод
с апострофа или ввести сначала знак равенства, а затем значение, заключенное в
кавычки. Знак равенства с кавычками или апостроф появляются в строчке формул,
но не выводятся в ячейке. В то время как числовые значения по умолчанию
выравниваются по правому краю, числовой текст, как и обычный, выравнивается по
левому.
В Excel дата
и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени в
Excel являются сутки. Они представляются последовательными десятичными
значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1, -
это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты; 65380
представляет 31 декабря 2078 года. При вводе даты г Excel сохраняет ее в виде
десятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовой
датой. Время суток - это десятичная дробь, которая представляет часть суток
между их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дня
представляется значением 0,5.
Внешнее
представление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке.
В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/ », « - » -
для даты; «> - для времени.
При вводе
даты между 1920 и 2010 гг. можно указывать только две последние цифры года. При
вводе даты вне этого диапазона год нужно записывать полностью.
Чтобы ввести
текущее время в ячейку или в формулу, следует одновременно нажать клавиши Ctrl,
Shift и «:». Для ввода текущей даты в ячейку или формулу следует одновременно
нажать клавиши Ctrl и «;».
При вводе
даты и времени нет различий между строчными и прописными буквами. При
использовании 12-часового формата после ввода времени через пробел следует
ввести АР (А) - для ввода времени до полудня и РМ (Р) - для ввода времени после
полудня. Например, 3:00 РМ означает 15:00. Дату и время можно ввести в одну
ячейку. Тогда их следует разделить пробелом.
Данные типа
даты и времени суток могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а
также входить в состав формул в виде текста (тогда их необходимо заключить в
двойные кавычки).
3. СУБД Access: запрос с параметром (принцип работы,
этапы создания)
Программа Access
представляет собой реляционную СУБД. Это означает, что база данных
Access состоит из взаимосвязанных таблиц.
Таблицы
Таблица базы данных – это
обычная таблица из строк и столбцов. Ниже приведен пример таблицы (табл. 1),
содержащей сведения о клиентах компании.
Таблица 1 - Клиенты
Связи
между таблицами
Связь между двумя таблицами организуется
посредством общих полей этих таблиц. Приведем пример таблицы (табл. 2),
связанной с таблицей Клиенты.
Таблица 2 - Заказы компании
В этом примере общими
полями являются поле Номер (ID) таблицы Клиенты и поле Клиент таблицы
Заказы. А именно, поле Клиент содержит номер клиента из таблицы Клиенты.
Таким образом, каждая запись таблицы Заказы ссылается на какую-либо
запись таблицы Клиенты.
Ключевые поля
В реляционной базе данных
существует два вида ключевых полей: первичный ключ и вторичный ключ. Для
идентификации записей в таблице используется первичный ключ – поле
или набор полей таблицы, чьи значения однозначно определяют запись.
Соответственно значения первичного ключа должны быть уникальны, то есть в
таблице не должно быть двух строк с одинаковыми значениями первичного ключа. Практически
всегда в качестве первичного ключа используется специальное поле, содержащее
номер записи (например, поле Номер (ID) в таблице Клиенты).
Программа Access присваивает записям номера автоматически и гарантирует
уникальность номеров. Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы,
содержащее значения первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиент
в таблице Заказы является вторичным ключом. Таким образом, связи
между таблицами организуются с помощью ключевых полей.
Проектирование структуры данных
Построение базы данных
начинается с проектирования. Чтобы понять, какая структура базы будет для вас
наиболее удобной и полезной, следуйте нижеприведенным этапам проектирования.
1. Для начала необходимо
выяснить, каково назначение базы данных и какую информацию необходимо получать
из базы. Составьте список типичных запросов к базе данных:
• список ваших
клиентов с контактными данными;
• список заказов
конкретного клиента;
• список всех
заказов за определенный период;
• какие товары в
каком количестве были заказаны за определенный период и т.д.
2. Выделите из этого
набора классы объектов, о которых нужно будет получать информацию из базы
данных. Объекты каждого класса будут храниться в отдельной таблице, и вы тем
самым получите список таблиц будущей базы данных. В примере из предыдущего
пункта целесообразно выделить следующие классы: клиенты, заказы и товары. Таким
образом, в базе данных будет три таблицы.
3. Выпишите интересующие
вас атрибуты объектов каждого класса. Например, для каждого клиента необходимо
хранить в базе его имя (или название организации) и контактную информацию, для
товара – наименование и цену. В результате вы получите список полей каждой
таблицы. Учтите, что в таблице должен быть первичный ключ, и добавьте в каждую
таблицу дополнительное поле – уникальный номер записи. Таким образом, были
перечислены атрибуты и установлены связи между таблицами. Например, если в
таблице заказов есть поля Товар и Клиент, содержащие код товара и
номер клиента, то таблица Заказы ссылается и на таблицу Товары, и
на таблицу Клиенты.
Этапы работы с базой данных
Итак, если вы создаете
базу данных «с нуля», вам предстоит выполнить следующие операции.
1. Создание базы данных
или открытие уже созданной;
2. Создание таблиц,
настройка полей таблиц и связей между таблицами;
3. Заполнение таблиц
информацией;
4. И, наконец,
получение информации из базы данных – то, ради чего она и создавалась. Для
поиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы можете создать запросы (см.
гл. 5), для наглядного представления данных – отчеты (см. гл. 7). Теперь
перейдем к практическим действиям и рассмотрим первый этап работы с базой
данных – ее открытие или создание.
Открытие существующей базы данных
Если база данных уже была
создана, то ее можно открыть, щелкнув кнопкой мыши на ее названии в области Открыть
последнюю базу данных. Если нужной базы данных нет в списке, щелкните на
ссылке Другие. На экране появится стандартное окно Windows для открытия
файла. В этом окне выберите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть. Кроме
того, вы можете воспользоваться кнопкой (рис. 1)
Рис. 1
в левом верхнем углу
окна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть, а затем выбрать файл в
стандартном окне Windows.
Создание пустой базы данных
Если вы хотите
самостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввести
данные, вначале необходимо создать пустую базу данных. Для этого выполните
следующие действия.
Страницы: 1, 2, 3 |