Контрольная работа: Коммуникационная система в организации

В литературе часто встречается термин «телеконференция». Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио-, видео- и компьютерную.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Для компаний, принимающих решение об использовании видеотекста, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

·  создание файлов видеотекста на собственных компьютерах;

·  заключение договора со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста (файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках);

·  заключение договора с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

В настоящее время популярным становится обмен каталогами и прайс-листами продукции между компаниями в форме видеотекста. Услуги компаний, работающих в сфере продажи видеотекста, начинают конкурировать с печатной продукцией (газетами, журналами и пр.). Так, актуальным становится заказ текущих сводок биржевой информации, газеты или журнала в форме видеотекста.

Сохраненное в цифровом формате изображение в любой момент может быть выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Идея хранения изображений не нова, так, раньше для этого использовались микрофильмы и микрофиши. Данная технология появилась благодаря созданию оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Кризисные коммуникации

Экономический и социальный успех предприятия или организации зависит от целого ряда факторов. Жизненно важными являются не только плановое развитие, но и кризисные ситуации. Правильная стратегия предприятия в кризисной ситуации может обеспечить его выживание, минимизацию потерь и даже стать предпосылкой последующего роста. Причины кризисных ситуаций можно разделить на три условные группы:

·  причины, связанные с какими-либо стихийными явлениями (катастрофы, пожары, аварии, разрушения);

·  причины, обусловленные производственными процессами (заражение или вред, причиненный производимым продуктом, неконтролируемые выбросы в атмосферу, загрязнение окружающей среды и пр.);

·  причины, вызванные административными и социальными факторами (действия конкурентов, утрата конкурентоспособности, резкое падение курса акций, смена руководства предприятия, слухи, вынужденное значительное сокращение рабочей силы, кризис рынка).

Кроме того, кризисные ситуации могут быть классифицированы по принципу ожидаемости. Таким образом, выделяются предсказуемые и непредсказуемые ситуации.

К непредсказуемым ситуациям относятся события, которые происходят неожиданно и практически не оставляют времени для ответной реакции.

К предсказуемым ситуациям относятся такие, возникновение которых возможно было предположить. Такие кризисы оставляют время на подготовку и работу по их преодолению, но в результате длительного брожения могут развиваться молниеносно. Например, на предприятиях химической промышленности заранее прорабатываются не только меры по устранению возможных кризисных ситуаций, но и информационная стратегия, пути оповещения общественности о случившемся.

Работа в области кризисных коммуникаций включает в себя:

·  составление списка возможных проблем;

·  прогнозирование возможных реакций в результате кризисного развития той или иной проблемы;

·  разработку совместно с руководством и группами специалистов оперативных стратегий после возможных кризисных ситуаций;

·  анализ ситуации с выявлением возможных последствий того или иного события для предприятия и его окружения;

·  составление плана информирования сотрудников, населения, партнеров и т.д. о возникшей ситуации;

·  реализацию программы действий.

Необходимо помнить, что главным антикризисным средством является информационная открытость.

В числе первоочередных коммуникационных предприятий – открытие специальной кризисной информационной службы, «горячего телефона», постоянно действующей службы для прессы, в которую можно обратиться для получения расширенной информации.

В отделе корпоративных коммуникаций на возможный случай кризисной ситуации должны быть проработаны варианты информации для:

·  общественности в целом. Эта информация распространяется через СМИ;

·  сотрудников предприятия;

·  акционеров и инвесторов, а также тех, чье мнение непосредственно влияет на котировки акций;

·  государственных органов и органов местного самоуправления;

·  поставщиков, партнеров и посредников предприятия;

·  клиентов и потребителей.

Специальные информационные мероприятия должны быть подготовлены также на случай значительного сокращения на предприятии рабочих мест. В условиях рыночной экономики такое сокращение может быть вызвано прекращением или досрочным прекращением выпуска какого-либо вида продукции, сменой собственника, ликвидацией подструктуры и прочее.

Антикризисные мероприятия предусматриваются в том случае, если сокращению подлежит большое количество сотрудников. Важным моментом является не спровоцировать и предотвратить забастовки, которые могут негативно сказаться на качестве продукции, ухудшить микроклимат на предприятии, содействовать увеличению потерь. В числе антикризисных мероприятий в период массовых сокращений могут быть различные виды соглашений с сотрудниками. Например, соглашения с сотрудниками предпенсионного возраста о возможности досрочного выхода на пенсию (с выплатой пенсии из кассы предприятия). Возможны соглашения и выплаты премиальных тем сотрудникам, которые по собственной инициативе освободят рабочие места. В таком случае необходимо следить, чтобы предприятие не покинули особо ценные и высококвалифицированные кадры.

Проводя информационные антикризисные мероприятия необходимо учитывать ряд факторов:

·  необходимо продемонстрировать, что кризисная ситуация находится под контролем;

·  информация о кризисе должна исходить из одного источника. Это важно также для недопущения слухов. Каналы распространения информации должны быть максимально сужены;

·  параллельную информацию о кризисе лучше исключить;

·  во взаимоотношениях с журналистами использовать принцип доверительной открытости. Информационный голод может побудить журналистов к самостоятельному поиску фактов и неблагоприятному их комментированию;

·  публичные извинения и признание заслуженной вины предприятия не вредят его авторитету. Честные открытые диалоги помогут вернуть доверие общественности.

Заключение

В ходе работы были рассмотрены различные коммуникации в организации, ее коммуникационная система в целом, некоторые направления, виды и методы.

Коммуникационная система – это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации. Правильная коммуникация — это признак здоровой, производящей организации и ценных производящих руководителей и сотрудников.

В организации существуют разные системы коммуникаций: внутренняя и внешняя. Внутренняя коммуникационная система представлена межличностными и организационными коммуникациями. Внешняя - коммуникациями с партнерами, потребителями, конкурентами, инвесторами, различными органами власти, взаимодействиями со средствами массовой информации и т. д.

В работе рассмотрены некоторые методы развития коммуникационных систем организации, так как любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций; некоторые виды коммуникаций непосредственно в самой организации, например, телефон-факс, электронная почта, видеоконференция; и методы и коммуникации на случай кризиса.

Получается, работа над коммуникациями организации – это целая система. И чтобы вся эта система работала правильно и исправно нужно постоянно работать над ее улучшением. Такая система требует времени и сил, но помогает тому, чтобы функции отделений и отделов быстрее выполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали в руки клиентов.