Реферат: Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».
В эту графу включают заголовки дел (томов,
частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации
(учреждения).
Порядок расположения заголовков дел внутри
разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов,
составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел
организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные
документы.
Графа третья – «Количество дел (томов,
частей)».
Заполняется эта графа в конце года, указывается
количество дел (томов, частей).
Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома,
части) и
№ статей по перечню».
Указываются сроки хранения дел, номера статей со
ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую
или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают
конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например,
инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до
замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная
инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК»,
которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть
подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на
постоянное или временное хранение.
Графа пятая – «Примечание».
Заполняется в течение всего срока действия
номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о
заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении
дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе
при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных
сведений о местонахождении документа на машинном носителе.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая
запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.
Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком
хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После
итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего
отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой
записи.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности
документов. Сроки хранения – одно из важных основания для группировки
документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся
отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше
10 лет.
Сроки хранения устанавливаются по перечням
документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.
Перечни документов могут быть типовыми или
ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться
несколько видов типовых перечней:
·
Перечень
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков
хранения;
·
Перечень
документов, подлежащих приему в государственные архивы;
·
Перечень
научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Типовые перечни не могут охватить всю
документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами
и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное
и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их
системы.
Сроки хранения документов – постоянные или
временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости
от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения
различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения
всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.
Сроки хранения исчисляются с 1 января того года,
который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного
делопроизводством в 2000 году, исчисляется с 1 января 2001 года.
|