Курсовая работа: Бланки документов
Курсовая работа: Бланки документов
План
Введение
1.
Понятие
документа
2.
Бланки
документов
Заключение
Список
литературы
Приложение
Введение
Каждому
человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять
документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с
документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по
запросу и т.д.
Документы
фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в
школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В
них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление,
оформление документов и организация работы с ними регламентированы
законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых
обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация
и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому
эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы
делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты
(секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный
раздел книги.
В
документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы,
предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например,
создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов,
кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы
организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых
деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Документы
многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо
и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно
оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать
руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки
исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все
эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной
борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании
деловых отношений с другими организациями и т.д.
Движение
документа и его обработка с момента получения и до отправки может быть
разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением,
информационно-справочная работа, отправка. После исполнения документов надо
организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро
найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе
номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими
актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая
текущему хранению документов.
Ещё
более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо
оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую
ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами.
Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в
архиве учреждения они передаются на вечное хранение в государственный архив.
Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к
уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и
соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями.
Свои
особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в
самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным
подразделением (бюро) или назначенным работником. В небольшой организации
(фирме) эта работа может быть поручена как отдельная функция
секретарю-референту (секретарю).
Службе
делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так как
в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество
работников, он наиболее дорогостоящ и требует особо тщательной подготовки и
чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и
оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.
Составлением
и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы
управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению
служебных документов должен знать каждый управленец.
1. Понятие документа
Документ представляет собой результат отображения
фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной
деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка,
фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном
материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу,
процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным
правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об
информации, информатизации и защите информации": "документированная
информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав
(отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление,
возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к
информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве
непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и
источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В
управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как
результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в
документе.
2.
Бланки документов
Бланк
документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем
постоянными реквизитами.
Сегодня
все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации,
оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях.
Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный
способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при
использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически
выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением
герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть
изготовлены только полиграфическим способом.
В
организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для
всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором
реквизитов. Максимальный набор реквизитов:
БЛАНК ПИСЬМА |
ОБЩИЙ БЛАНК |
РЕКВИЗИТЫ |
Герб |
Герб |
Эмблема организации |
Эмблема организации |
Наименование
организации - автора документа |
Наименование
организации – автора документа |
Справочные данные об
организации - авторе |
Место для
наименования вида документа (или вид документа) |
Дата документа |
Дата документа |
Регистрационный номер
документа |
Регистрационный номер
документа |
Ссылка на
регистрационный номер и дату документа |
Место составления или
издания документа |
Герб (реквизиты 01и 02).
Страницы: 1, 2, 3 |