Контрольная работа: Документооборот: понятие, способы совершенствования
Главное
условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным
методом упорядочения процесса документирования является унификация как
отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике
это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих
состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При
унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не
соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.
Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации
организационно–распорядительной документации количество применяемых форм
сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также
способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм
закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет
нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код
по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование,
виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая
потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата
представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся
соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах
учреждения.
Таким
образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым
сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности
каждой формы лимитирует изготовление бланков.
3.
Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования
документооборота
В связи с
развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных
систем управления появляется возможность использовать электронный
документооборот [11, с. 207].
Автоматизированные рабочие места.
Согласно Государственной системе документационного обеспечения
управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием
персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ),
сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего
доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В
зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются
различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного),
волоконно–оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация
передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю)
[11, с. 120].
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей
разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства
организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе
автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов)
предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы
делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно–управленческой
деятельности относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5)коммуникационные средства, телефонная техника;
6)средства для автоматизации ввода архивных
документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители
информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими
записями);
7)средства для обмена информацией – электронная
почта;
8)видеоинформационные системы;
9)локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются
следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и
достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации
в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и
административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими
источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в
следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной
информационно–поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных
и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными
источниками информации; наличии технических средств для печати документов.
Электронные офисные системы.
Офисная система – это программная среда, ориентированная на
совместное, скоординированное использование электронных методов обработки,
хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
1)автоматизация рутинных операций, снижение (или
ликвидация) бумажного потока;
2)организация одновременного доступа к документам
различных пользователей;
3)осуществление эффективного поиска информации;
4)обеспечение высокой скорости и необходимого
качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечить эффективное
выполнение следующих функций:
1)
ввод,
подготовка и редактирование документов;
2)
регистрация
документов;
3)
совместная
работа над документами;
4)
контроль
исполнения документов;
5)
создание
баз данных (хранение документов);
6)
прием
и пересылка документов;
7)
систематизация
документов, формирование дел;
8)
подготовка
к хранению и архивное хранение дел.
Рассмотрим несколько характерных офисных систем.
Система автоматизации делопроизводства и
документооборота «Дело».
Система поддерживает полный жизненный цикл
документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В
ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции,
так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об
исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на
печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя 2 продукта:
1)
«ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе
СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в
масштабе всего предприятия (учреждения).
2)
«ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская
версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших
организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по
электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».
Система «Дело»
настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия
(учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и
схему доступа к различным документам) [11, с. 158].
Система электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»
Система включает в себя
3 продукта:
1.
«Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизации
документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов
предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений;
статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую
доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива
документов.
2.
«Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офисной
деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация
документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг,
Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование
времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров,
Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
3.
«Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия.
Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции;
подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей
корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль
переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование
сводок и отчетов.
Система автоматизации
делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных
организации на базе DOCS Open и Work Route.
Применяется для
комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления
деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних
организаций [4, с. 36].
Используется поэтапное
внедрение автоматизированной системы:
1)
автоматизация централизованной службы ДОУ;
2)
автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
3)
автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
4)
автоматизация централизованного архива.
Система автоматизации
конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima–Workflow».
Система «Optima–Workflow» предназначена для
автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки,
тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального
документооборота.
Система отслеживает и
фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В
системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные
методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для
защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.
Система управления неструктурированной информацией предприятия на
базе платформы Documentum.
Страницы: 1, 2, 3 |