Лекции по делопроизводству
Лекции по делопроизводству
Докладные записки. -это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и
информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте,
о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя. Д.З. включает следующие реквизиты: 1. Наименование структурного подразделения 2. Вид документа 3. Дата, номер 4. Место составления или издания 5. Заголовок к тексту 6. Текст 7. Подпись Д.З. бывают внешние и внутренние. Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше
стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает
руководитель учреждения. ПРИМЕР внутренней докладной записки: Общий отдел
Генеральному директору объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Н.К. Иванову 2002. №36
Рязань О замене пишущих машин Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено
пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные
эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного
компьютера с принтером. Зав. машинбюро
Г.Н. Колбасин ПРИМЕР внешней докладной записки: Министерство общего
Генеральному директору
и профессионального
завода …………………………………
образования РФ
………………………………………… Новосибирское областное
И.И. Петрову
управление народного
образования Октябрьский отдел
народного образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 2002. №15
Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке
готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников,
которые могут отдохнуть летом 2002 года. Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха
Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1
необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте. Зав. района
Н.И. Пирогов ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события,
факта, поступка. Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1. гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2. Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников. ПРИМЕР: Объяснительная записка
Директору центра «Кадры»
01.11.2002 №21
Н.И. Иванову О срыве занятий в группе секретарей-референтов 31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3
слушателя из состава группы 19 человек
Преподаватель
Г.И. Григорьева Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему
множество структурных подразделений:
Наименование организации
Производственный отдел Объяснительная записка
Ген. Директору объединения
01.11.2002 №14
А.А. Зуеву Об установке оборудования Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан
в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г. Начальник отдела
А.Е. Ёлкин Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую
организацию:
Производственное объединение
По добыче железной руды «Крымчермет» Шахта «Юзовская» Объяснительная записка
Ген. Директору объединения
01.11.2002 №10
К.Е. Матвееву О нарушении производственной дисциплины ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,, Горный мастер
В.И. Софроний ФАКСЫ - относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это
док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным
каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с
приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является
разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично
деловому письму. Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам
аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер
телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц. Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация
дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, №
телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во
полученных страниц; результат. Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы
и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными
фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10
лет. ТЕЛЕГРАММА - это док-т, передаваемый по каналам связи. Образец международной телеграммы: МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ
ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ
УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999
ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
ЗАМ МИНИСТРА ВЭС
100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02 10.01.99 Разина 235 41 38 СПРАВКИ - это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки
чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда
сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника
справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности,
квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ). Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные
предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в
именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его
должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления
справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять
дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят
порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним
из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая
информацию по производственной тематике, такие справки могут быть
внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы
предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние
справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем
предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период
времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по
нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь
заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые
показатели могут быть оформлены в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:
1. адресату 2. подшивается в дело При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается
руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних
справках печать обязательна. Пример внешней справки: Наименование предприятия
Место предоставления справки
Адрес предприятия
Тел.
Факс СПРАВКА 00.00.00 № Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО
«Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц. Директор
И.О. Фамилия Главный бухгалтер
И.О. Фамилия М.П. Мишин 243382 ДОГОВОРЫ Д. – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся
сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены
между организациями или организацией и гражданином или гражданами между
собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор
называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о
поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского
счёта и т.п. Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по
всем пунктам. Реквизиты договора: 1) название док-та: договор 2) дата, номер и место составления 3) заголовок к тексту 4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон 2-должности и фамилии лиц подписывающих договор 3-предмет договора 4-изложение порядка рассмотрения вопросов 5-общая сумма договора 5) Юр. адреса сторон 6) Подписи и печати сторон Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей
участков (чаще всего их бывает 2) Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется
арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-
консультом. КОНТРАКТ К. представляет собой особую форму срочного трудового договора,
заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт
устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные
обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного
расторжения контракта. По сравнению с трудовым договором контракт позволяет более чётко и
конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с учётом
индивидуальной особенности работника. Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый
срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый
срок или продлеваться. Содержание контракта: 1. наименование сторон и их реквизиты 2. цель и предмет заключения контракта 3. требования к результатам работы 4. срок действия 5. условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.) 6. условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения) 7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение. 8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству) 9. основание и условия для срочного расторжения контракта
10. адреса сторон и подписи -----------------------
(5 табуляция) (0 табуляция) 1стр. 2стр. 3стр. 4стр. Windows98
|