Реферат: Функции тайм-менеджмента
1. подбирать подходящих
сотрудников;
2. распределять сферы
ответственности;
3. координировать
выполнение порученных задач;
4. стимулировать и
консультировать подчинённых;
5. контролировать рабочий
процесс и результаты;
6. давать оценку своим
сотрудникам;
7. пресекать попытки
обратного или последующего делегирования.
Делегировать необходимо
рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и
подготовительную работу. Передача задач или деятельности может осуществляться
на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Начальник ни в коем
случае не передает своих управленческих функций, задачи высокой степени риска и
ответственности за руководство.
6. Контроль итогов и
корректировка целей
Контроль результатов
служит для оптимизации трудового процесса, он охватывает три задачи:
1. Осмысление физического
состояния. Приносит ли планирование результаты, способствует ли комфорту;
2. Сравнение
запланированного с максимально возможным. Регулярно анализируйте свою
деятельность, определяйте моменты потери времени, составляйте листки помех;
3. Корректировка по
установленным отклонениям. Необходимо перепроверять планы и изменять их, если
они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к
сроку.
Различают контроль
результатов труда и контроль конкретных задач, не пренебрегайте ни тем, ни
другим.
Не переносите анализ
рабочего дня на время непосредственно перед сном – возвращаясь к плану и его
исполнению, вы рискуете длительное время не заснуть.
7. Информация и
коммуникация
«Каждый день на нас
обрушивается огромный поток информации, под которым немудрено утонуть.
Выработка единой системы приема и передачи информации, контроль над ее
соблюдением и повышение культуры общения в целом сэкономит ваше и чужое время.
Разработайте личный рациональный подход к овладению информацией, научитесь
выбирать главное, отбрасывать мелочи, запоминать необходимое. Выясняйте, что
следует изучить более детально, следуйте смысловому содержанию и идее, а не
словам. Поспособствуйте и коллегам в развитии данного направления[5]».
Сочетание личного и
рабочего времени для человека, занимающегося напряженным интеллектуальным
трудом, характерно использование в работе трех основных блоков:
1. Блок накопления и
обработки новой информации;
2. Блок отдачи и
распределения информации;
3. Блок отдыха и
релаксации.
Каждый из этих блоков
является неотъемлемой частью гармоничного развития личности. Нарушение
пропорций между данными блоками или игнорирование одного из них приводит к
уменьшению работоспособности и эффективности труда. Поддержание режима
устойчивого личного и организационного развития в долгосрочной перспективе,
высокого уровня здоровья и творческой активности путем оптимального сочетания
режимов функционирования и развития является основным условием стабильной
работы любой фирмы.
Работа без ограничений –
вернейший способ заработать себе стресс, а лучшая борьба со стрессом - это
умение вовремя и грамотно расслабляться. Хитрость нашей жизни в понимании: если
вы что-то пропустите или не успеете - ничего ужасного не произойдет. Это не
значит, что нужно безответственно относиться к своей работе – но всего лишь
означает трезвую оценку своих возможностей. Если вы подорвете свое здоровье
сегодня, завтра некому будет позаботиться ни о вас, ни о вашей семье. И здесь,
сейчас, даже посреди аврала – всегда существует еще очень много вещей, которым
имеет смысл уделить внимание. И в нашей с вами реальности нет ничего более
важного, чем собственное спокойствие и благополучие здесь и сейчас, а не после
того, как вы упадете бездыханным от переутомления.
8. Пять уроков
тайм-менеджмента
1. Отдыхайте после обеда
«В японском языке есть
особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе — «кароши». В 2005
году от нее пострадало 115 японцев. Чтобы не проследовать за ними к праотцам,
пересмотрите свой рабочий распорядок. У человека есть два пика активности,
обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16
трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не назначайте важных встреч и
отмените дела, требующие концентрации.
2. Стройте реалистичные
планы
Когда вы настроены
позитивно и в хорошем настроении, день пролетает незаметно. Чтобы легче
втянуться в работу, создайте себе «якорь» — этот термин из психологии означает
какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным
эмоциональным состоянием. Например, по дороге на переговоры слушайте энергичную
или агрессивную музыку, при интеллектуальной работе — легкую инструментальную
или классику. Любимую музыку оставьте для отдыха. Или пейте на работе только
кофе и апельсиновый сок, а в свободное время — зеленый чай и фруктовые
коктейли. Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не
относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от
которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к
конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и
«затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной
привязки.
3. Не откладывайте до
последнего
У каждого из нас есть
висящие дела — при встрече с директором узнать о судьбе нового проекта,
обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но
тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел,
разбейте их на группы,
привязанные к месту или определенному человеку — «у начальника», «в
бухгалтерии», «по дороге домой». Также можно разбить их на группы по
обстоятельствам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хорошем настроении».
Один мой клиент, важный босс, завел в электронной почте папку «Когда не хочется
работать» и складывал туда поручения подчиненным без жесткого срока исполнения.
Когда наступал «момент лени», он просматривал папку и звонил сотрудникам,
напоминая, что «шеф никогда ничего не забывает». Вы можете записывать такие
дела на стикеры и переносить в органайзере со дня на день, пока не случится
оказия. Вы избавитесь от дел, которые никак не реализуются, оставляя у вас
ощущение «недоделанности». А вот для решения важных проблем я рекомендую метод
«лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения
задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа,
записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с
налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его
было нельзя. Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков —
прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес
налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов.
Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро
съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение
весь день».
4. Не распыляйтесь по
мелочам
Начальник спешит
поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает
посторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним
внутренние отвлекающие моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню»,
«позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то
как минимум четверть рабочего времени.
Действенный метод борьбы
с воришками — хронометраж. Возьмите блокнот и каждые полчаса записывайте, чем
вы занимались с точностью до пяти минут. Например, 9:15 — заварила чай, 9:25 —
начала делать отчет, 9:30 — открыла и стала читать почту, 9:35 — зашла Маша,
обсудили ее новые туфли, 10:15 — вернулась к отчету.
В конце дня проставьте
напротив каждого отрезка времени — «продуктивная работа» или «поглотитель
времени». Если вы отвлекаетесь на что-то меньше пяти минут, ставьте галочку, а
в конце дня сложите галочки, умножив сумму на две-три минуты — и вы получите
среднюю цифру «украденного времени». Еще один недооцененный резерв — время в
транспорте или командировке. Читайте или слушайте аудиокниги, работайте над
материалами к докладу или просто отдыхайте, полностью отключившись от работы.
Возвращаясь из командировки, возьмите за привычку составлять небольшую
«карточку города»: выписывайте на листок или в отдельный файл названия и адреса
хороших гостиниц, ресторанов, стоимость проезда в такси и другие важные детали,
вроде «в Петербурге метро закрывается в полночь», «в Нью-Йорке до аэропорта без
пробок ехать сорок минут, а с пробками — полтора часа». Это сэкономит время в
следующей поездке.
5. Четко выделяйте
приоритеты
Если принять за факт три
простые аксиомы, лежащие в основе тайм-менеджмента, то все сразу встанет на
свои места.
Первое: жизнь дана
человеку один раз, и то, чем вы ее наполните, зависит только от вас. Второе:
время — это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе
жизни может теряться и приобретаться, и только время тратится. За вычетом сна у
нас остается всего триста-четыреста тысяч часов. Во временном смысле никто из
людей не миллионер. Третье: время и поступки человека в нем необратимы.
Эти три факта не
позволяют мне бездействовать. Ведь цель тайм-менеджмента — не превратить вас в
«машину для экономии времени», а помочь изыскать временные ресурсы и пустить их
на то, что вам действительно важно. Выделите ключевые области вашей жизни, главные
русла, в которых течет ваше время — карьера, образование, семья, друзья,
увлечения, здоровье или собственный бизнес, и нарисуйте дерево, где каждое из
них — самостоятельная ветвь. Ее длина и мощь определяются тем, сколько времени
вы уделяете каждой сфере. Так вместо листопада мелких хаотичных дел вы получите
ясную картину вашей жизни и поймете, какие области требуют больше времени и
усилий. И результат не заставит себя ждать — в скором времени вы увидите
реальные плоды своих трудов[6]».
Страницы: 1, 2, 3, 4 |