Контрольная работа: Правила оформления документов
Контрольная работа: Правила оформления документов
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ
ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ
ИСТОЧНИКОВ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
С 1 июля 2003 г. введен
новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению
документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами,
как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и
другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих
документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам
документов[1].
Обновление стандарта ГОСТ
Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и
секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по
повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью
курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый
стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов
управления независимо от того:
·
государственное
это или негосударственное предприятие;
·
каким видом
деятельности занимается предприятие;
·
как ведется
делопроизводство (традиционным способом или на основе современной
информационной технологии).
Что же нового
предусмотрено в стандарте?
Пожалуй, самое главное
содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми,
а не обязательными.
Число реквизитов
документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новых
реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического
лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к
документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными
для исполнения.
Как теперь должны
располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть
на приведенном образце (Рис. 1).
Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом
поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при
подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того,
многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом
поле была невозможна.
Размеры полей документов теперь легко
запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее
20 мм.
В грифе утверждения наименование
утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено
приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный
падеж – утверждено приказ).
Косметическим изменениям
подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только
инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом
количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество
полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не
знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.
Изменилось расположение
отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она
размещается в правом нижнем углу.
Все остальные реквизиты
существенно не изменились.
К достоинствам нового
стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество
изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве
сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в
западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с
небольшими изменениями, сохранились до наших дней[2].
Выполнение единых правил
оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и
своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного
поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности
вашего предприятия.
При подготовке
документов используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Все документы по отражаемым в них видам деятельности
делятся на две большие группы:
1) Документы по общим и
административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием
(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут
составлять работники всех подразделений предприятия.
2) Документы по функциям
управления. Такие документы составляют работники финансовых органов,
бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных
подразделений[3].
Документы классифицируются по именованиям:
служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.
Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно
разными:
- по месту составления –
внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние
(документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
- по содержанию – простые
(посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
- по форме –
индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности
(например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а
часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных
предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются
типографским способом или на множительных аппаратах;
- по срокам исполнения –
срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых
срок исполнения не установлен;
- по происхождению –
служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные,
касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
-
по виду
оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;
- по
средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
Подлинник
– это подписанный и
надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия
– повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»),
засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным
лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в
обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда
для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того
или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из
какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается
подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено
право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему
соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую
юридическую силу с подлинником.
Глава 3.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ
Документ
состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами
(подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.).
Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке,
составляет формуляр документа.
ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы
документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец
организационно- распорядительных документов, который представляет собой
графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец
устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов[4].
ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов
организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке
документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок
изготовления и т. д.
Всего государственным
стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст
документа.
Страницы: 1, 2 |